Comprendre les relevés bancaires - Un guide complet pour une gestion financière éclairée
La saisie comptable d’un relevé bancaire
Tout d’abord, il convient de rappeler que les relevés bancaires doivent faire l’objet d’un enregistrement comptable dans la comptabilité d’une entreprise (ce sont des pièces comptables à part entière).
En pratique (et nous l’avons déjà souligné à de nombreuses reprises), il est conseillé de comptabiliser les relevés bancaires dans un journal spécialement créé à cet effet : un journal de banque (qui se distingue, par exemple, du journal des achats ou du journal des ventes, dans lesquels il sera nécessaire de saisir les factures fournisseurs et les factures clients). Cette recommandation vaut également pour les opérations réalisées via Paypal. Un journal de banque se présente habituellement comme suit :
| Jour | Moyen de paiement | N° de compte | Libellé | Débit | Crédit |
| X | |||||
| X | 512000 | Centralisation |
Jour : doit être saisi dans cette colonne le jour de la réalisation du fait générateur du mouvement de trésorerie. Par exemple la date d’émission du chèque, la date de remise en banque (remise de chèque), la date d’échéance d’effets de commerce, etc.
Moyen de paiement : dans certains logiciels, cette ligne s’intitule « numéro de pièce ». Elle correspond à la référence précise du moyen de paiement. Il s’agira, par exemple, d’y inscrire le numéro de chèque (CHQ XXX).
Numéro de compte : il s’agit du numéro du compte concerné par le mouvement en question. Il peut s’agir d’un tiers (client, fournisseur ou salarié), d’un établissement bancaire (remboursement de prêt), etc. Lorsque l’entreprise a créé des comptes auxiliaires, une colonne supplémentaire doit être renseignée (numéro de compte auxiliaire). Par exemple : 401000 (compte général) DURAND (compte auxiliaire).
Bien saisir un relevé bancaire : nos conseils
Vérifier que le journal de banque soit bien équilibré
Avant d’enregistrer les écritures saisies dans le journal de banque, il convient de s’assurer que celui-ci soit bien équilibré, autrement dit que le total des sommes figurant dans la colonne « débit » est bien égal à celui figurant dans la colonne « crédit ». A défaut, l’écriture sera déséquilibrée et générera une balance comptable incorrecte.
Rapprocher le solde du journal de banque avec celui du relevé bancaire
Le premier contrôle à effectuer à l’issue de la saisie du relevé bancaire (et le plus important) consiste à rapprocher le solde du journal de banque (autrement dit, le solde du compte 512 « Banques ») avec le solde figurant sur le relevé bancaire , étant précisé ici qu’un solde débiteur dans les comptes de l’entreprise se traduira par un solde créditeur sur le relevé bancaire. Il peut arriver qu’un écart apparaisse du fait de la différence de traitement : dans le journal de banque, les écritures sont comptabilisées à leur date de fait générateur (l’émission du chèque par exemple) alors que dans le relevé bancaire, les chèques ne figurent que lorsqu’ils sont débités (c’est-à-dire encaissés par le créancier). Cela peut donner lieu à l’établissement d’un état de rapprochement bancaire.
Paramétrer le lettrage lors de la saisie du relevé bancaire
Certains logiciels de comptabilité propose un type de lettrage particulier : le lettrage en saisie du relevé bancaire. Ce procédé permet, lorsqu’un compte lettrable est mouvementé (un compte client ou fournisseur par exemple), de lier immédiatement l’opération de trésorerie avec la facture correspondante. Pour plus d’informations sur le lettrage : le lettrage des comptes de tiers.
Bien classer et conserver les relevés bancaires
Les relevés bancaires, en ce sens où ils représentent des justificatifs comptables, doivent être conservés pendant un certain délai. Il est conseillé de les conserver pendant au moins 10 ans (voir notre article : délai de conservation des documents comptables). De plus, il est recommandé de les ranger dans un classeur spécial (un classeur « Banque » ou, si l’entreprise dispose de plusieurs établissements bancaires, un classeur par agence) par ordre chronologique.
Combien de temps doit-on conserver les relevés bancaires?
La Durée de Conservation des Relevés Bancaires - Tout ce que Vous Devez Savoir
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