Comment créer une signature électronique ?
Dernière étape : valider le document !
Lorsque l’ensemble des champs de signature ont été complétés, il ne reste plus qu’à valider le document au complet. Dès lors, le document final sera disponible au téléchargement par tous les signataires, et aura une valeur juridique identique à celle d’un document signé de manière lambda.
Au-delà du fait de gérer les documents soumis à signature et la liste des signataires, l’administrateur a personnellement accès au suivi en temps réel du processus. En d’autres termes, il peut facilement consulter quels signataires ont validé leurs documents et lesquels ne l’ont pas encore fait.
Afin d’optimiser le processus de signature électronique, il est également possible de programmer des rappels automatiques destinés aux signataires qui tardent à signer, ou encore des notifications servant quant à elles à tenir l’administrateur informé du moindre changement.
Créer sa propre signature électronique en toute simplicité
Dans une société où le numérique est présent absolument partout, chaque aspect de notre vie quotidienne adopte une nouvelle méthode de fonctionnement. Et les processus de signature de documents ne font pas exception.
Pendant bien longtemps, en particulier au sein des entreprises, réunir des signataires afin de procéder à la signature de documents importants était très chronophage. S’accorder sur les plannings de chacun, réserver une grande salle de réunion et le catering afférent, préparer le bon nombre d’exemplaires sans page manquante, effectuer une relecture commune durant de longues heures avant signature, la liste est longue.
À l’ère du numérique, tout est simplifié. Y compris les signatures, avec la démocratisation de ce que l’on appelle les signatures électroniques. Voici tout ce qu’il faut savoir sur leur fonctionnement, leur niveau de sécurité ainsi que la manière de créer votre propre signature numérique.
Préparer les documents à signer
Avant de créer votre processus de signature électronique, il est indispensable de d’abord réunir les documents utiles. Il n’est pas nécessaire d’avoir le même format pour tous vos documents. Qu’il s’agisse de PDF, de Word, d’Excel, de Pages ou tout autre format, ils seront dans tous les cas regroupés en un document final de format PDF.
Avant que les signataires ne puissent procéder à la signature et validation des documents, il est indispensable de placer les champs propres aux signatures. Grâce à cela, le processus de signature sera bien plus rapide et plus simple.
Les endroits nécessitant une signature seront mis en surbrillance, et il sera même possible d’être directement amené sur les champs de signature pour les signataires les plus en confiance, ou les plus pressés.
Ces champs ne sont pas génériques, ils sont au contraire personnalisables. Vous pouvez y prévoir une signature classique, une signature précédée d’une mention spéciale, ou toute autre personnalisation souhaitée.
Quid de la valeur juridique des signatures électroniques ?
Les signatures électroniques sont différentes des signatures manuscrites sur bon nombre de points : procédure digitale au lieu d’une présence physique, contrôle d’identité à distance, documents confidentiels ou non échangés par internet et ainsi de suite.
Il est indéniable que les signatures électroniques représentent une procédure simplifiée pour la signature de tout type de document. Toutefois, le fait qu’il s’agisse d’une procédure simplifiée ne signifie pas que leur valeur en est également plus faible. Bien au contraire.
Grâce au règlement européen eIDAS, elles sont dotées de la même valeur juridique et de la même force exécutoire que les signatures traditionnelles. Cela est notamment dû aux certificats d’authenticité et aux multiples protocoles de sécurité garantissant le lien entre l’identité du signataire, la signature apposée et le document concerné.
Comment effectuer une signature électronique - Guide complet
Comment comptabiliser une facture - Guide complet pour une gestion financière efficace
Comment obtenir un relevé bancaire - Guide complet et étapes simples
Comment créer une signature électronique qualifiée - Guide complet