"Signature électronique - Solde de tout compte Simplifié"
4) Quels sont les contrôles au niveau déclaratif à mettre en place ?
Depuis des années, nous évoluons dans un contexte de déclarations regroupées en DSN. Il est important de bien connaître la structure d’une DSN pour savoir à quel endroit exactement nous devons vérifier les données transmises et surtout, connaître les résultats attendus.
Nous ne déclarons pas uniquement des données administratives de fin de contrat mais également des salaires bruts, des heures (ou respectivement, des jours), des indemnités de fin de contrat ou des primes en distinguant bien l’origine et leur période de référence.
Il est primordial de mettre en place des contrôles sur ces données. Penser qu’un logiciel de paie sait faire et qu’on n’a plus besoin de vérifier ces données est un grand piège. Le logiciel sait faire quand on a bien recetté et qu’on sait que l’ensemble des rubriques utilisées remontent.
5) Quels sont les documents à remettre obligatoirement au salarié au moment de la fin du contrat ?
Le code du travail évoque 3 documents obligatoires, peu importe la cause de la fin du contrat (licenciement, démission, fin de CDD, fin de contrat d’apprentissage, etc.) : le certificat de travail, le reçu pour solde de compte et l’attestation d’assurance chômage (articles de D1234-6 à D1234-12). En fonction des dispositifs mis en place dans l’entreprise, on peut avoir d’autres documents obligatoires comme par exemple l’état récapitulatif de l’ensemble des sommes épargnées en cas d’épargne salariale dans l’entreprise.
L’employeur a l’obligation d’informer le salarié de la date de mise à disposition des documents de fin de contrat afin de permettre au salarié de venir les récupérer. C’est la raison pour laquelle on dit que le solde de tout compte est « quérable ». Beaucoup d’entreprise pratiquent l’envoi du solde de tout compte par lettre recommandée avec accusé de réception. Mais juridiquement cette démarche n’est pas nécessaire.
En termes de délais, les documents doivent être mis à disposition dès le lendemain du terme du contrat. Mais pour des raisons de procédures de paie variant d’une entreprise à une autre, les délais sont parfois plus longs.
En cas de retard, un dédommagement pourrait être obtenu par le salarié s’il arrive à démontrer qu’il a subi un préjudice.
3) Quels sont les contrôles types à mettre en place sur la partie paie ?
Toutes les étapes précédemment décrites doivent faire l’objet d’un contrôle détaillé. Par ailleurs, il est souvent recommandé de faire un double contrôle (par un gestionnaire de paie binôme ou par un responsable de paie) surtout sur les soldes de tout compte complexes.
A ces étapes, il faut obligatoirement rajouter le contrôle des tranches. Le point de vigilance, c’est de s’assurer que tous les éléments impactant le plafond sont bien pris en compte. J’entends par là notamment un réajustement en cas de temps partiel (en cas d’heures complémentaires, il faut penser à les rajouter dans le recalcul du plafond), en cas d’absence non rémunérée, ou encore, en cas de présence d’une indemnité compensatrice de préavis (dans ce dernier cas, on rajoute des plafonds en fonction de la durée du préavis).
Toujours au niveau des cotisations, la vérification du déclenchement des cotisations supplémentaires est un point de contrôle classique. On peut avoir des variations en fonction :
- du niveau de salaire (sur les lignes CET, le complément maladie à 6% ou le complément Allocations familiales à 1.8%) ,
- de la présence d’une indemnité spécifique (comme par exemple la contribution patronale de mise à la retraite à 50% ou le forfait social de 20% pour une rupture conventionnelle).
Un autre point de contrôle doit être porté sur la réduction générale des cotisations patronale car il y a des spécificités sur les STC. En effet, les indemnités de départ (de type IFC, ICCP etc.) qui se trouvent dans le salaire brut doivent être neutralisées dans le réajustement du SMIC (dans la partie salaire brut divisé par le salaire brut rétabli). Ce point est subtilement lié au contrôle sur les cotisations d’assurance maladie-maternité-invalidité et d’allocations familiales car le point de départ de la partie complémentaire de ces cotisations est justement ce même SMIC réajusté.
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