Comptabilisation des débours d'avocat - Guide complet et conseils pratiques
Les débours et remboursements de frais : définition comptable
Les entreprises peuvent avancer des frais pour le compte de leurs clients et se les faire rembourser par la suite. Lorsque les frais sont refacturés à l’euro près, il s’agit de débours. Lorsqu’ils sont refacturés sous forme de forfaits, ils correspondent à des remboursements de frais.
Les débours sont des sommes engagées au nom et pour le compte de clients de l’entreprise. C’est l’entreprise qui avance les sommes correspondant aux achats mais la facture est établie au nom du client final (qui va rembourser son fournisseur sur présentation du justificatif, à l’euro près). Ici, c’est le client final qui va déduire la charges dans sa comptabilité et récupérer la TVA éventuelle.
Les forfaits correspondent aux frais qui ne sont pas refacturés à l’identique au client final. L’entreprise peut déduire la charge correspondante dans ses comptes mais doit constater corrélativement un produit (forfait facturé au client final).
La différence est primordiale puisqu’elle va déterminer le traitement comptable de la dépense ainsi que son traitement fiscal (imposition ou non à la TVA).
La comptabilisation des débours
A. Les débours sont refacturés à l’euro près
Les débours, lorsqu’ils sont refacturés à l’euro près (et que la facture est libellée au nom du client final), ne contribuent pas à former le chiffre d’affaires. Ainsi, ils ne sont pas soumis à la TVA, ni à l’impôt sur les bénéfices. Ils doivent être comptabilisés dans des comptes de passage et plus particulièrement dans un compte de tiers.
Voici comment comptabiliser l’achat de débours qui vont être refacturés à l’euro près à un client :
- On débite le compte 467 « Autres comptes débiteurs ou créditeurs »,
- Et on crédite le compte 512 « Banque ».
Et enfin, voici comment comptabiliser la refacturation des débours au le client final :
- On débite le compte 411 « Clients »,
- Et on crédite :
- le compte de la classe 7 concerné par l’opération
- le compte 44571 « TVA collectée » lorsque l’opération est soumise à TVA
- le compte 467 « Autres comptes débiteurs ou créditeurs » pour le montant des débours refacturés.
Le compte 467 s’en retrouve ainsi soldé.
En général et en pratique, les débours sont repris pour leur montant « taxes comprises » (TTC) dans la facture de l’entreprise qui va donc distinguer : d’une part l’opération soumise à TVA (la vente ou la prestation de services) et d’autre part l’opération de remboursement de frais non soumise à TVA. La facture de débours doit être annexée à la facture de ventes. Dans la comptabilité du client, il conviendra de comptabiliser la facture comme une facture d’achat classique.
Exemple : une entreprise réalise pour le compte de l’un de ses clients une brochure publicitaire afin de mettre en valeur ses produits. Elle a supporté des débours au nom et pour le compte de son client (achat de produits destinés à être photographiés) pour 120 euros Taxes Comprises TTC (dont TVA 20 euros). Elle facture la prestation de réalisation de la brochure 600 euros TTC (dont TVA 100 euros).
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