Comptabilisation de l'Indemnité Kilométrique - Guide Complet et Conseils Pratiques
Les indemnités kilométriques : comptabilisation
Comptabilisation des indemnités kilométriques d’un salarié
Voici comment comptabiliser les indemnités kilométriques dues à un salarié :
- On débite le compte 6251 « Voyages et déplacements »,
- Et on crédite le compte 421 « Personnel – rémunérations dues ».
Remarque : en pratique, cet enregistrement est inclus dans les écritures de comptabilisation de la paie et des charges sociales.
Comptabilisation des indemnités kilométriques d’un dirigeant de société
Voici comment comptabiliser les indemnités kilométriques dues à un dirigeant de société (gérant de SARL/EURL, Président de SA/SAS/SASU, etc.) :
- On débite le compte 6251 « Voyages et déplacements »,
- Et on crédite le compte 467 « Autres comptes débiteurs ou créditeurs ».
Remarque : lorsque l’intéressé est associé dans la société et qu’il y dispose d’un compte courant, il est envisageable de créditer ce dernier (455 « Associés – Comptes Courants ») plutôt que le compte 467.
Comptabilisation des indemnités kilométriques d’un chef d’entreprise
Voici comment comptabiliser les indemnités kilométriques dues à l’exploitant d’une entreprise individuelle (chef d’entreprise) :
- On débite le compte 6251 « Voyages et déplacements »,
- Et on crédite le compte 108 « Compte de l’exploitant ».
Conclusion : les indemnités kilométriques versées aux salariés (et assimilés salariés) ainsi qu’aux dirigeants et chefs d’entreprise sont comptabilisées au débit du compte 6251, qui enregistre plus globalement les frais de déplacements.
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Thibaut CLERMONT, mémorialiste en expertise-comptable et fondateur de Compta-Facile, site d'information sur la comptabilité.
Les indemnités kilométriques : présentation
Les indemnités kilométriques correspondent à des sommes versées aux salariés d’une entreprise ou à ses dirigeants et destinées à compenser l’utilisation de leur véhicule personnel dans le cadre de leurs fonctions professionnelles.
Le régime des indemnités kilométriques est encadré. Ainsi, le déplacement doit être :
- Justifié et exposé dans l’intérêt de l’entreprise
- Motivé par des raisons strictement professionnelles
Remarque : le trajet domicile-travail n’ouvre pas droit au versement des indemnités kilométriques.
Le calcul des indemnités kilométriques est fondé sur un barème publié chaque année par l’administration fiscale. A titre d’exemple, voici le barème applicable en 2018 pour les automobiles (il dépend de la puissance fiscale du véhicule et de la distance parcourue en kilomètres, dénommée « d » dans le tableau) :
| Puissance | < 5000 km | de 5001 à 20000 km | >20000 km |
| 3 CV et moins | d × 0,410 | (d × 0,245) + 824 | d × 0,286 |
| 4 CV | d × 0,493 | (d × 0,277) + 1 082 | d × 0,330 |
| 5 CV | d × 0,543 | (d × 0,305) + 1 188 | d × 0,364 |
| 6 CV | d × 0,568 | (d × 0,32) + 1 244 | d × 0,382 |
| 7 CV | d × 0,595 | (d × 0,337) + 1 288 | d × 0,401 |
Ce barème couvre les frais de voiture c’est-à-dire, non seulement les dépenses de carburant , mais également les dépenses d’entretien du véhicule, d’assurance. Il tient également compte de l’usure du véhicule (amortissement). Lorsqu’un salarié est indemnisé avec ce mode, il ne peut se faire rembourser ces frais par l’entreprise. Il pourra, bien évidemment, se faire rembourser ses tickets de stationnement et ses reçus de péages (Cf. comptabiliser une note de frais).
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