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La comptabilisation d’avantages en nature est conseillée
Il existe deux méthodes permettant de comptabiliser les avantages en nature : la méthode du dédoublement de compte et la méthode de la constatation en compte de produit.
Comptabilisation des avantages en nature par la méthode du dédoublement de compte
L’avantage en nature est, dans cette méthode, enregistré pour mémoire au débit et au crédit d’un compte de charge. A titre indicatif, les comptes 6417 et 6418 sont régulièrement utilisés en pratique :
- On débite le compte 6417 « Avantages en nature »,
- Et on crédite le compte 6418 « Avantages en nature ».
Exemple : une entreprise paie un loyer de 1 000 euros par mois à son salarié (qui ne verse aucune participation).
Lorsque l’entreprise reçoit la facture :
- Elle débite le compte 6132 « Locations immobilières » pour 1 000 euros,
- Et elle crédite le compte 401 « Fournisseurs » pour 1 000 euros.
Lorsqu’elle procède au paiement :
- Elle débite le compte 401 « Fournisseurs » pour 1 000 euros,
- Et elle crédite le compte 512 « Banque » pour 1 000 euros.
Et elle constate l’avantage en nature :
- Elle débite le compte 6417 « Avantages en nature » pour 1 000 euros,
- Et elle crédite le compte 6418 « Avantages en nature » pour 1 000 euros.
Comptabilisation des avantages en nature par la méthode du compte de produit
Lorsque les avantages en nature sont significatifs dans une entreprise, il peut être préférable de les faire figurer directement en charges de personnel (et non dans leur compte de charge par nature), au débit du compte 6417 « Avantages en nature ». La contrepartie de cette écriture (crédit) est :
- Soit le compte de charge par nature concerné (exemple : 6132 pour un loyer immobilier) lorsque la charge a été supportée ,
- Soit le compte 708 « Produits des activités annexes » ou une subdivision du compte 791X « Prestations fournies sous forme d’avantages en nature au personnel » lors la charge n’a pas été supportée ou qu’elle ne l’a été que partiellement.
La comptabilisation d’avantages en nature n’est pas obligatoire dans certains cas
En principe, les entreprises doivent comptabiliser les avantages en nature octroyés à leurs salariés.
Cependant, sous réserve que l’entreprise tienne un état particulier qui recense les avantages en nature alloués au cours de l’exercice par catégorie (pour chaque bénéficiaire si les avantages sont particuliers ou globalement s’ils sont collectifs), il est possible de ne pas les comptabiliser. L’administration fiscale exige simplement que cet état soit tenu à sa disposition.
Doivent notamment être mentionnés dans cet état particulier la date, la nature et le montant des paiements pour chaque bénéficiaire.
Remarque : même s’ils ne sont pas mentionnés explicitement dans la comptabilité, les avantages en nature doivent figurer sur une ligne particulière dans la déclaration annuelle des salaires (DADS) ainsi que dans la déclaration des honoraires (DAS2) établies chaque année.
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