"Facture dématérialisée - La Révolution de la Signature Électronique"
Quels sont les avantages de la dématérialisation ?
Si pour le Gouvernement, l’objectif premier de la dématérialisation des factures est la lutte contre la fraude à la TVA, qui représente environ 12 milliards d’euros chaque année en France. Elle offre également aux entreprises de nombreux avantages.
Gain de temps
Grâce à la dématérialisation des factures, vous supprimez les tâches chronophages et répétitives (comme les relances), qui n’apportent aucune valeur ajoutée à votre activité.
Gain d’argent
Vous économisez en frais de traitement, d’impression et d’envoi de courriers (timbres, enveloppes, etc.). On parle d’économies de 50 % à 75 %, ce qui n’est pas négligeable.
En parallèle, vous facilitez et accélérez le processus de paiement et limitez les risques de fraude.
Meilleure gestion
Dématérialiser ses factures implique souvent l’utilisation de logiciels spécifiques. Grâce à ces outils, vous limitez le risque d’erreurs et de litiges, et gagnez en productivité.
Par ailleurs, ces solutions permettent d’obtenir une traçabilité et un meilleur contrôle de vos activités de facturation.
Meilleure utilisation des données
Vous facilitez l’exploitation de vos données pour l’analyse, données dont un système de dématérialisation permet d’améliorer la sécurité et la fiabilité.
Accessibilité étendue
Les factures sont centralisées et accessibles en ligne, permettant ainsi d’y accéder même en déplacement ou en télétravail. De plus, un système de recherche vous permet de les retrouver rapidement.
Réduction de l’impact écologique
Enfin, passer de la facture électronique à la facture papier permettrait de réduire significativement les émissions de CO₂. La dématérialisation se révèle donc bénéfique pour votre impact écologique… et pour l’image de votre entreprise.
Comment dématérialiser une facture grâce à un logiciel ?
Que vous ayez besoin de dématérialiser une facture papier ou de créer vos nouvelles e-factures en respectant les obligations légales décrites précédemment, vous devez vous équiper de logiciels spécifiques. Voyons lesquels.
Les logiciels de facturation
Dans un logiciel de facturation, vous paramétrez vos échéances et le contenu de vos factures. La solution envoie ensuite automatiquement, et à date, la facture électronique à votre destinataire. Vous gagnez du temps de saisie et suivez facilement vos factures.
Exemples de logiciels de facturation :
🛠️ Sinao : solution dédiée aux TPE et PME, Sinao prône la simplicité d’utilisation. Elle propose les fonctionnalités essentielles, comme la gestion des factures récurrentes, la numérotation automatique, l’insertion des mentions légales, etc. Parmi ses atouts : la gestion de plusieurs entreprises depuis un compte unique.
🛠️ Zervant : ce logiciel parle particulièrement aux micro-entreprises avec son forfait gratuit jusqu’à 10 clients par mois. Compatible avec PEPPOL, Chorus Pro, SAP iDoc, EDIFACT, etc., le logiciel vous accompagne dans votre mise en conformité.
Les logiciels de signature électronique
Dans un logiciel de signature électronique, vous complétez le processus de dématérialisation : plus besoin d’impression, de signature manuscrite ou de scan de vos documents. Tout est signé en ligne et conformément aux réglementations en vigueur.
Exemples de logiciels de signature électronique :
🛠️ DocuSign : grâce à DocuSign, les signatures électroniques de vos factures sont garanties dans leur intégrité et leur authenticité, conformément à la norme eIDAS. Par ailleurs, l’outil est pensé pour industrialiser efficacement le processus de facturation, même en cas de volumes importants à traiter.
🛠️ Universign : prestataire de Services de Confiance qualifié selon le règlement européen eIDAS, Universign vous permet de signer et de faire signer vos factures clients et fournisseurs, en assurant la conformité et la sécurité des transactions. Pour sceller vos factures électroniques, la solution comporte également un service de cachet électronique.
Réglementation de la dématérialisation des factures : les obligations depuis 2023
E-facture obligatoire : les échéances
Pour le secteur public
La facturation électronique a été mise en place dans le cadre des marchés publics en 2014.
Elle est progressivement devenue obligatoire pour chaque entreprise qui fournit des services ou des marchandises en B2G (Business to Government) et répond à des appels d’offres dans le service public, depuis le 1er janvier depuis 2017.
Désormais, depuis le 1er janvier 2020, les fournisseurs du service public, quelle que soit leur taille (grandes entreprises, ETI, PME, TPE et micro-entreprises) sont soumis à cette obligation.
Les entreprises concernées utilisent le portail dédié Chorus pro, afin de déposer et de transférer leurs factures dématérialisées à destination de l’État, des collectivités territoriales et des établissements publics.
Pour le secteur privé
L’extension obligatoire de la facture électronique aux entreprises BtoB assujetties à la TVA est prévue par la loi de finances 2020. Elle démarre progressivement en 2023, et doit se terminer en 2025 de la manière suivante :
- échéance pour les entreprises de taille intermédiaire (ETI) : 2024
- échéance pour les PME et TPE : 2025.
Pour cela, téléchargez notre guide pour assurer votre passage à la facturation électronique !
Le guide complet de la dématérialisation des factures, par SY by Cegedim
La facture électronique à valeur probante
Un archivage légal
Pour que leurs factures électroniques puissent être admises comme légales, les entreprises doivent tout d’abord disposer d’un espace d’archivage conforme à la loi et plus particulièrement à la norme AFNOR NF Z 42-013, comme un coffre-fort électronique.
Qu’est-ce que la facture électronique ?
Comprendre la dématérialisation des factures
La dématérialisation des factures désigne le processus consistant à établir et à gérer des factures fournisseurs ou clients au format numérique en remplacement du format papier, dans le respect de la réglementation fiscale et des normes en vigueur.
Pour être valable, la e-facture ou facture électronique doit être :
- créée électroniquement,
- envoyée au destinataire de manière dématérialisée,
- authentique en garantissant l’identité de son émetteur,
- non modifiable,
- lisible et compréhensible.
👉 Depuis 2023, elle est obligatoire pour presque toutes les entreprises, avec une tolérance pour la mise en conformité jusqu’en 2025.
Quelles sont les entreprises concernées ?
L’obligation de fournir une facture électronique s’applique aux relations commerciales :
- entre entreprises (B2B),
- et entre les entreprises et le gouvernement (B2G).
💡 Les relations commerciales B2C ainsi que les entreprises non assujetties à la TVA ne sont pas concernées par cette obligation.
Les enjeux la dématérialisation des factures pour les entreprises
- ✅ Simplifier et optimiser le processus de gestion des factures, en évitant les tâches manuelles fastidieuses et les risques d'erreurs ,
- ✅ Accélérer les délais de traitement et de paiement des factures, favorisant ainsi la gestion de trésorerie des entreprises ,
- ✅ Réduire les coûts d'impression, d'affranchissement et de stockage, tout en respectant les obligations légales en matière d'archivage électronique ,
- ✅ Faciliter la conformité fiscale et comptable, en garantissant l'intégrité et l'authenticité des factures électroniques, conformément aux normes en vigueur ,
- ✅ Améliorer la collaboration avec les partenaires commerciaux, en permettant un échange rapide et sécurisé des données.
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