La tablette de signature électronique - une révolution dans la signature des documents
La signature électronique et l’émargement numérique
Une empreinte numérique plus qu’un paraphe
Également appelée signature digitale ou numérique, la signature électronique n’est pas simplement un paraphe au stylet sur un tablette ou un scan sur un écran tactile. Le concept de signature électronique est bien plus vaste puisqu’il englobe toute forme de validation officielle d’un document qui permet d’authentifier le signataire. Il faut donc 3 composantes pour valider une signature électronique : le document, le signataire… et un outil ! Et côté digital, les outils sont variés. On parlera plus facilement, dans ce cas, de « certificat » numérique d’identité.
A ce titre, la « signature » électronique regroupe donc :
- Les signatures scannées,
- Les signatures manuscrites sur tablette ou écran tactile,
- Les identifications digitales comme l’empreinte digitale, la rétine, la voix…,
- Une suite de caractères personnels et uniques,
- Une suite d’identification officielles et légales basées sur le NIR (comme France Connect) : le fameux « certificat » numérique.
Quelle utilisation pour la signature numérique ?
A partir du moment où la signature numérique est validée, elle peut être utilisée dans tous les cas personnels comme professionnels qui requièrent une validation par identification du signataire : contrats de vente, règlements, formulaires, attestations, abonnements, accords de confidentialité, documents RH, et même certains paiements (qui sont validés directement par envoi de code SMS à valider) …
Dans notre secteur de la formation où l’engagement des parties est plus que présent, on voit tout de suite l’avantage de la signature électronique : dans les validations des documents de formation, comme dans l’émargement lors des sessions de formation. Pour la petite anecdote, c’est d’ailleurs ce constat de la lourdeur de traitement de la feuille d’émargement qui a poussé les fondateurs de Hop3team à imaginer un outil de dématérialisation de l’émargement : la version initiale et originale du logiciel YPK !
La dématérialisation de la feuille d’émargement pour la formation professionnelle
Un Tiers de confiance pour la dématérialisation de l’émargement
Depuis le Décret n°2017-382 du 22 mars 2017, relatif aux justificatifs d’assiduité d’une personne en formation, les centres de formation peuvent transmettre les feuilles de présence aux organismes financeurs au format numérique. Les organismes de formation peuvent donc avoir recours à la signature électronique pour leurs émargements, puis à l’envoi par voie numérique de PDF certifiés, et ça, ça facilite quand même la vie de tous les acteurs de la formation professionnelle !
La feuille d’émargement numérique avec YPK
Puisque le logiciel de gestion YPK que nous proposons est là pour automatiser, digitaliser et optimiser toute la gestion des acteurs de la formation, il se devait de proposer une solution digitale performante et simple pour l’émargement. C’est d’ailleurs cette idée initiale qui a fait germer dans la tête de nos associés fondateurs l’idée même de YPK !
En résumé
L’usage de la signature électronique est une pratique ultra sécurisée à la fois économique, mais également écologique qui simplifie le quotidien des entreprises et de leurs clients. Et via l’émargement numérique, le quotidien des acteurs de la formation et des apprenants ! L’expérience utilisateur est pour tous optimisée, le gain de temps immédiat.
Et c’est pourquoi notre logiciel de gestion de la formation professionnelle YPK vous propose également de dématérialiser vos émargements en toute simplicité, grâce à la signature électronique sécurisée respectant les normes RGPD, en partenariat avec SoWeSign.
Quels sont les avantages de la signature électronique ?
Une sécurité sanitaire indispensable face au Covid
Qui aurait pu écrire il y a quelques mois que la signature électronique serait aujourd’hui, dans le cadre de la pandémie mondiale, un atout plus que considérable pour toutes les entreprises ? Dans le contexte imposé par la Covid-19, nous devons respecter les distanciations sociales pour la sécurité de tous, mais aussi, et ce pour la seconde fois en cet automne 2020, travailler au maximum en distanciel. Devant le nombre de documents requérant malgré tout toujours une signature pour être validés, la signature électronique offre l’opportunité aux entreprises de poursuivre leur activité même dans un contexte économique et sanitaire difficile.
Un gain de temps
Même en télétravail, la signature électronique apporte une validation quasi directe d’un document, ce qui contourne entre autres le délai d’acheminement postal d’une feuille de papier, comme l’indisponibilité à réception du signataire concerné. Imaginez le gain de temps réel d’une signature en 2 ou 3 clics par l’ensemble des parties concernées, versus des envois, réacheminements et relances papier par multiples voies postales !
En temps réel, un document administratif numérique peut être partagé, validé, envoyé, classé et tracé, ce qui permet en outre un suivi continu de l’avancement des dossiers. Plus besoin d’imprimer, scanner, classer, archiver et donc de passer un temps considérable dans des tâches administratives chronophages.
Une économie financière et environnementale
Qui dit digitalisation pense forcément abandon du papier… des tonnes de papier qui finissent immanquablement dans des pochettes, cartons d’archivage et autres classements physiques, après avoir circulé par voie postale entre les parties concernées.
Au-delà du gain financier réalisé sur les consommables : papier, encre, imprimante… comme sur les frais postaux, l’impact sur l’environnement n’est lui non plus pas négligeable. Plus de transport de courrier, plus de consommation intensive de consommables, plus de déplacement pour maintenance, moins d’électricité, une optimisation des zones de stockage (un disque dur versus une pièce entière remplie de meubles d’archivage !) : les avantages pour l’environnement sont bel et bien tangibles.
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