Comptabilisation des charges constatées d'avance - Comprendre et Appliquer

Quelles sont les charges constatées d’avance ?

Une charge payée d’avance (CCA) est un montant qu’une entreprise paie à l’avance pour des biens ou des services qui bénéficieront à ses activités au cours d’exercices comptables futurs. Les charges constatées d’avance (en anglais prepaid expenses) portent le plus souvent sur des achats de biens/services payés et enregistrés en comptabilité, mais pas encore livrés/effectués. Par exemple :

Des marchandises achetées et comptabilisées en décembre, mais livrées en janvier de l’année suivante.
Des prestations de services payées et comptabilisées en 2021, mais dont on sait qu’elles ne seront pas réalisées avant 2022.
Une facture à cheval entre deux exercices (maintenance, honoraires)
Une facture couvrant une période s’étalant sur deux exercices (loyer).

C’est le mécanisme inverse de celui utilisé pour traiter les factures non parvenues (FNP). En comptabilité, la facture non parvenue désigne une facture correspondant à un bien/service livré/effectué, mais pour lequel l’entreprise cliente n’a pas reçu de facture lors de la clôture des comptes.

Dématérialisez 100% de vos documents et leurs données, sans y penser

Automatisez la collecte et le rapprochement de vos factures, avoirs, bons de commande et mettez fin erreurs de saisie, grâce à notre technologie de reconnaissance de caractères.

Le traitement spécifique des CCAs et FNP soulève deux problématiques :

Il retarde les opérations de fin d’exercice et empêchent la mise en place du fast close ,
En cours d’exercice, il complique l’élaboration des budgets et diminuent l’exactitude des prévisionnels.

À chaque clôture d’exercice, les services financiers et opérationnels préparent le cut off comptable, la mission de séparation des exercices. Pour respecter le principe d’indépendance des exercices, ils doivent identifier et traiter les CCAs et les factures non parvenues, une à une.

Très chronophage, cette tâche empiète sur les autres missions d’arrêté des comptes. Les ressources et le temps mobilisés pour attribuer chaque charge et produit au bon exercice sont souvent considérables.

Pour simplifier la tâche des équipes comptables et financière, Libeo a crée une fonctionnalité qui permet, lors de l’import des factures, de définir une date différente pour la comptabilisation et la facturation :

Cette fonctionnalité permet d’intégrer la dépense T+1 en comptabilité, sans impacter le compte de résultat. Cette option vous permet d’identifier les charges constatées d’avance et les factures non parvenues dès la collecte.

Foire aux questions

Quelle est la différence entre charges constatées d'avance et charges à payer ?

Les charges à payer et les charges constatées d'avance sont deux écritures comptables de régularisation. Mais les charges à payer sont assimilées à des dettes et comptabilisées au débit, tandis que les CCAs figurent au crédit du bilan comptable.

Autre différence : l'exercice comptable concerné. La charge à payer porte sur l'exercice comptable en cours, la CCA sur celui à venir. De plus, contrairement aux charges à payer, les charges constatées d'avance n'impactent pas la TVA.

Où se trouvent les charges constatées d'avance ?

Les charges constatées d'avance sont inscrites à l'actif du bilan comptable. On les retrouve aussi dans l'annexe du bilan, conformément aux directives prescrites par le code du Commerce.

Libeo, la solution de gestion
des dépenses pros

Automatisez vos règlements fournisseurs, contrôlez votre cash et optimisez enfin vos marges.

Essayer gratuitement