Comptabilisation des Congés Payés - Gérer les Avantages du Temps Libre
Comment calculer et comptabiliser la provision congés payés et RTT
La provision pour congés payés et RTT représente une obligation financière que les entreprises doivent anticiper et enregistrer dans leurs comptes. Cette provision vise à refléter les coûts associés aux congés payés et aux jours de RTT (Réduction du Temps de Travail) accumulés par les employés. Elle constitue une estimation des montants que l’entreprise devra verser lorsque les employés prendront leurs congés payés ou leurs jours de RTT.
Les employés bénéficient de congés rémunérés dès qu’ils ont accompli une durée minimale de travail au cours de l’année de référence. Du point de vue de l’entreprise, cette attribution de congés payés entraîne une responsabilité financière qui doit être reflétée dans les registres comptables.
Étape 4: Traitement fiscal
La provision pour congés payés ou pour RTT, ainsi que la provision pour charges sociales sur congés payés ou RTT, est déductible du résultat fiscal l’année de leur comptabilisation. Il n’y a donc aucun retraitement fiscal à effectuer.
Évitez les erreurs
La loi prévoit l’acquisition des congés en jours ouvrables. Mais il est possible de décompter les congés en jour ouvrés, méthode souvent considéré comme plus « lisible ». Toutefois, l’utilisation de cette méthode doit offrir des droits au moins équivalents à ceux résultant du calcul en jours ouvrables.
Rappel :
– jours ouvrables : jours au cours desquels l’entreprise peut ouvrir ses portes (lundi, mardi, mercredi, jeudi, vendredi et samedi) ,
– jours ouvrés : jours effectivement ouverts par l’entreprise (du lundi au vendredi par exemple).
Le calcul de l’indemnité, et donc de la provision pour congé payé, selon la règle du maintien de salaire va changer selon la méthode utilisée pour le calcul des jours de congés.
La base de calcul doit être divisée par 26 jours si le droit est calculé en jours ouvrables (2,5 jours de congés acquis par mois) et par 22 jours si le droit est calculé en jours ouvrés (2,08 jours de congés acquis par mois).
- nombre de semaines par mois en moyenne sur l’année : 52 semaines par an/12 mois = 4,33 ,
- nombre de jours ouvrables par mois : 4,33 x 6 jours = 25,98 arrondis à 26 jours ,
- nombre de jours ouvrés par mois : 4,33 x 5 jours = 21,65 arrondis à 22 jours.
Exemple : Un salarié a acquis l’équivalent de sept mois de congés payés à la date de clôture. Son salaire de référence est de 1.800 € brut par mois. Le ratio à retenir pour le calcul de la provision est le suivant :
– décompte selon la méthode des jours ouvrables : 17,5 jours/26 jours ouvrables = 0,67 ,
– décompte selon la méthode des jours ouvrés : 15 jours/22 jours ouvrés = 0,68.
La différence provient des arrondis de calcul, mais respecte la règle indiquée ci-avant concernant l’utilisation de la méthode des jours ouvrés. Dans le 1er cas (méthode des jours ouvrables), la provision s’élèverait à 1.800 € x 17,5 jours/26 = 1.211,54 € (brut). Dans le 2d cas (méthode des jours ouvrés), la provision s’élèverait à 1.800 € x 14,56 jours/22 = 1.227,27 € (brut).
Étape 3 : Traitement comptable des congés payés
À la clôture de l’exercice, l’entreprise doit donc constater un passif au titre des congés payés acquis par les salariés, ainsi que pour les charges sociales correspondantes. Compte tenu de la faible incertitude qui pèse sur le montant de l’indemnité, la provision à constater constitue une charge à payer. Le schéma d’écriture est le suivant :
Pour la provision pour congés payés
Pour les charges sociales patronales sur congés payés
Ces provisions devront faire l’objet d’une reprise à l’ouverture de l’exercice suivant. À noter que pour la provision pour RTT, le schéma de comptabilisation est le même. Toutefois, il est préférable d’utiliser des subdivisions des différents comptes pour bien différencier la provision pour congés payés et la provision pour RTT.
Calcul et traitement comptable de la provision congés payés et RTT
Durant sa prise de congés, le salarié ne doit subir aucune perte de rémunération. L’indemnité versée à cet effet peut faire l’objet de deux modes de calcul : la règle du 10 e et la règle du maintien de salaire, le plus favorable au salarié étant à retenir.
La méthode à retenir pour le calcul de la provision pour congés payés est la même que pour le calcul de l’indemnité pour congés payés.
À noter, toutefois, que le calcul de la provision doit être effectué en fonction des salaires de l’exercice N +1 (lorsqu’ils sont connus) et non de l’exercice passé. À défaut, on utilisera comme base les derniers salaires connus.
La provision devra tenir compte des jours de congés payés acquis pour la période en cours (du 1er juin au 31 mai N +1), mais également des droits acquis non consommés sur la période précédente.
Exemple : Une entreprise clôture au 31 décembre N. Pour un salarié présent à temps plein durant l’année N, le nombre de jours de congés payés acquis à la date de clôture sera de 2,5 jours ouvrables x 7 mois, soit 17,5 jours ouvrables. À ce nombre de jours, il faudra rajouter les jours de congés acquis sur la période précédente et non encore utilisé, soit par exemple 5 jours. Dans le cas présent, le nombre de jours servant de base de calcul de la provision congés payés sera de 17,5 + 5 = 22,5 jours ouvrables.
Étape 2: Détermination du taux de charges sociales patronales à retenir pour le calcul de la provision
Pour bien faire les choses, il faudrait calculer de façon exacte le montant des charges sociales patronales correspondant au montant brut de la provision pour congés payés ou pour RTT. En pratique, cela est extrêmement difficile à mettre en œuvre. C’est pourquoi il est souvent utilisé un taux moyen de charges sociales patronales sur l’exercice, censé représenter un moyen de calcul simple approchant au plus près la réalité.
Exemple : Les informations relatives aux masses salariales extraites de la comptabilisation sont les suivantes :
– salaires bruts : 100.000 € ,
– cotisations patronales URSSAF : 20.000 € ,
– cotisations patronales RETRAITES : 10.000 € ,
– cotisations patronales PÔLE EMPLOI : 4.000 €.
Le taux de charges sociales patronales moyen dans le cas présent sera de : (20.000 + 10.000 + 4.000)/100.000 = 34 %.
À ce taux, il s’agit de rajouter les taxes et contributions sur salaires :
– taxe d’apprentissage, soit 0,68 % (0,44 % pour L’Aascale-Moselle
– formation professionnelle, 1,60 % (entreprises de 20 salariés et plus) ,
– effort construction, 0,45 % (entreprises de 20 salariés et plus).
Au final, le taux de charges sociales patronales à retenir pour le calcul de la provision sera de : 34 + 0,68 + 1,6 + 0,45 = 36,73 %.
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