Facturation et comptabilité - Les clés de la gestion financière d'entreprise

Quelles sont les mentions à insérer lors de la facturation ?

De nombreuses mentions doivent figurer sur les factures établies par une entreprise. Voici les principales d’entre elles :

Identification complète de l’entreprise et de son client (dénomination, siège social, numéro d’inscription à un registre, type de registre suivi de la ville d’implantation, numéro d’identification à la TVA),
Date démission de la facture ,
Numéro de la facture ,
Détail de la prestation ou de la vente (désignation, quantité, prix unitaire, majorations et réductions et prix total hors taxes) ,
Taux de TVA en vigueur, le montant de la taxe et le total TTC ,
Référence à une éventuelle mesure d’exonération de TVA ,
Date de livraison du bien ou la date d’exécution de la prestation de services ,
Conditions de paiement (délai de paiement, taux d’escompte applicable, taux des pénalités de retard en cas de retard de paiement et montant de l’indemnité forfaitaire pour frais de recouvrement).

Des mentions spéciales sont prévues pour certaines opérations (auto-liquidation, auto-facturation ou régime des œuvres d’art, objets de collection et biens d’occasion).

Comment numéroter ses factures ?

Les factures obéissent à des règles également au niveau de la numérotation. Chaque numéro doit être unique et basé sur une séquence chronologique continue.

Autrement dit, les numéros doivent se suivre et ne comporter aucun trou ni aucun doublon. Les dates d’établissement des factures doivent aussi se suivre chronologiquement, au fur et à mesure de l’émission des documents.

Pour le reste, la formule de numérotation ne subit qu’un faible encadrement. Il est possible d’opter pour une séquence simple (01, 02, 03…) ou d’un préfixe identifiant l’année et le mois suivant d’une séquence (2018-01-01, 2018-01-02, 2018-01-03…). La numérotation peut faire l’objet d’une remise à zéro à chaque début d’année.

Facturation : les obligations et règles à respecter

Toutes les entreprises doivent respecter des obligations en matière de facturation. Le processus de facturation prend ici toute son importance. Il est, à juste titre, fortement encadré par la législation, notamment fiscale et commerciale. Compta-Facile vous propose d’étudier toutes les règles applicables à la facturation en répondant aux questions :

La facturation est-elle obligatoire ?
Pourquoi respecter les règles de facturation ?
Quelles sont les mentions obligatoires à insérer sur les factures ?
Comment numéroter les factures ?
Quelle forme retenir pour la facturation ?
Combien de temps conserver ses factures ?

Combien de temps conserver ses éléments de facturation ?

Le code de commerce précise que le délai de conservation des factures est de 10 ans. La législation fiscale, quant à elle, impose de conserver les factures pendant un délai d’au moins 6 ans. Le point de départ s’apprécie à compter :

De la date d’établissement de la facture,
Ou de la date de dernière inscription dans les comptes.

En pratique, le délai de conservation peut donc s’étendre au-delà du délai de 6 ans. Pour les immobilisations, par exemple, il commence à courir à partir de l’année au cours de laquelle les dernières dotations aux amortissements apparaissent dans la comptabilité. Des règles spécifiques s’appliquent pour la conservation des factures réalisées à l’aide d’outils informatiques transmises sur support papier.

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Conclusion : Il existe de nombreuses règles à respecter en matière de facturation. Les obligations encadrant les factures sont étendues et elles concernent toutes les caractéristiques du document : forme, contenu, conservation, archivage…

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Thibaut CLERMONT, mémorialiste en expertise-comptable et fondateur de Compta-Facile, site d'information sur la comptabilité.

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