Compte rendu de réunion ou relevé - quelle différence ?
En somme…
En tenant compte du public que vous visez et des ressources dont vous bénéficiez, en budget mais également en temps, vous déterminez le type de comptes rendus que vous souhaitez, mais aussi le style que vous adopterez. À partir de là, vous établissez une trame de comptes rendus, ou sélectionnez l’un de ceux que Codexa vous propose.
Avant votre prise de notes, vous actualisez ce document qui sert de modèle, avec toutes les informations dont vous disposez, afin d’être prêt le jour j et de ne manquer aucune information qui vous sera capitale lors de la rédaction. Vous, ou un collègue, effectuez une prise de notes et un ou plusieurs enregistrements en adaptant la prise de notes au compte rendu final.
Très vite après la fin de la réunion, vous rédigez votre compte rendu en vous aidant de l’audio.
Et ensuite ? Il ne reste plus qu’à le faire valider par les intervenants si vous souhaitez le diffuser. Et enfin, vous pouvez… vous reposer. Vous venez de faire votre premier compte rendu !
Faire une prise de notes
Pour établir un compte rendu, vous avez besoin d’une prise de notes.
Qu’est-ce qu’une prise de notes ?
Avant même de penser à rédiger un compte rendu, il faut organiser la prise de notes de l’événement. Il s’agit d’un document de travail qui reprend de manière abrégée tous les éléments nécessaires à la bonne réalisation de votre compte rendu : données chiffrées, contexte, informations, consultations, votes, noms des intervenants…
Comment organiser sa prise de notes ?
Pour votre prise de notes, préparez une trame complète de tout ce que vous souhaiteriez y retrouver afin de récupérer sur place tous les éléments utiles à la rédaction. Le mieux est de préparer un modèle, validé par vos collègues, que vous suivrez de rencontre en rencontre. Si vous manquez d’idées pour en établir un, Codexa vous en propose une sélection.
La veille de la rencontre, préparez votre trame de réunion en actualisant le modèle avec l’ordre du jour ou le programme de la rencontre, afin d’analyser les éléments dont vous aurez besoin sur place. Contrôlez notamment :
- la forme nominative ou non : si les interventions sont introduites avec le nom de l’interlocuteur, vous devrez effectuer un filage exhaustif.
- la présentation des votes pour savoir s’il vous faudra identifier les votants, relever le nombre de pour ou contre, etc.
- les informations à obtenir : numéros d’identification du PV, date d’embauche du salarié…
- les documents à récupérer : si votre compte rendu doit intégrer les plans, déclarations ou autres présentations diffusés en réunion, récupérez-les sur place, afin de ne pas perdre de temps par la suite à les réclamer.
Vous devez également prévoir le matériel adéquat pour votre prise de notes. Qu’importe le type de rencontres, voici les éléments indispensables à toute bonne prise de notes :
Spécificité selon les rapports à effectuer
Comme nous vous l’avons indiqué au tout début, la forme d’un compte rendu doit être adaptée à son audience et à son objectif. Nous n’avons pas abordé le troisième critère à considérer : le type d’événement à couvrir. En effet, on ne rédige pas de la même façon un PV de CE, un acte de colloque ou un rapport de formation. C’est pourquoi nous vous présentons les principales spécificités des grandes familles de comptes rendus suivantes :
- compte rendu de séminaire : il reprend de manière synthétique les présentations et échanges qui ont eu lieu dans le cadre d’une journée de travail.
- compte rendu administratif : document essentiel dans la vie d’une institution administrative, il constitue une aide inestimable pour son lecteur présent ou futur. Il est un moyen de communication, mais aussi de mémoire.
- compte rendu de conseil municipal : ce document très court doit être affiché sur la porte de la mairie et permettre aux administrés de prendre rapidement connaissance des décisions prises en conseil municipal.
- compte rendu d’entretien : il est la synthèse d’un rendez-vous professionnel, comme au moment de l’embauche, de l’entretien annuel ou professionnel. Il peut également se présenter comme la base d’un travail sociologique : le chercheur peut comparer plusieurs témoignages en mettant en rapport leurs retranscriptions.
- compte rendu de réunion : réunion de Comité d’entreprise (CE), de Comité d’hygiène de sécurité et de conditions de travail (CHSCT), tout comme d’Assemblée générale (AG), il retrace les débats et décisions prises en séance.
- compte rendu d’activité ou rapport d’activité : il recense les principales réalisations d’une association au cours de l’année écoulée.
- compte rendu de conférence : il synthétise les travaux d’une journée de rencontre dans un but pédagogique ou communicationnel.
- compte rendu de formation : il reprend de manière synthétique les éléments vus dans le cadre d’une ou de plusieurs journées de formation, pour mémoire pour les participants et pour communication pour les absents.
- compte rendu de mission : rapport établi par un organisme agréé ou un cabinet d’expertise, il vise à présenter aux adhérents ou commanditaires le contenu de leur mission (feuille de route, constats et recommandations).
- compte rendu des délégués du personnel (DP) : document présentant les questions abordées en séance et les réponses apportées par la Direction aux représentants du personnel.
- compte rendu de CSE : court ou long suivant qu’il doive être diffusé au grand nombre ou archivé, le compte rendu du conseil social et économique présente seulement les décisions ou l’ensemble des débats ayant eu lieu en l’instance.
- compte rendu de CSSCT : il reprend les échanges qui se sont tenus au cours d’une commission santé, sécurité et conditions de travail.
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