Qu'est-ce que la Signature Électronique d'Anssi?
La signature électronique, tout ce qu’il faut savoir
Souvent appelée e-signature, signature sur ordinateur ou encore signature numérique, la signature électronique fait désormais partie du quotidien des entreprises.
Dans une démarche de modernisation de la gestion des documents d’entreprise, de plus en plus de services mettent en place ce type de validation. Plus rapide et tout aussi fiable que sa version manuscrite, la signature électronique fait gagner un temps précieux en productivité aux entreprises ainsi qu’aux services concernés. Cependant, la mise en place de la signature électronique ne s’improvise pas. Au-delà d’être générée par un logiciel reconnu, ce type de signature électronique (et plus généralement toute transmission électronique officielle) doit avant tout répondre au Règlement eIDAS. Mais que dit cette réglementation ? Existe-t-il des différences entre signature électronique et signature numérisée ? Quels sont les avantages de chacune des méthodes de validation de document ? Zeendoc a réuni ici les principales informations à connaître sur la signature électronique, désormais présente dans notre quotidien.
La différence entre signature électronique et signature numérisée
Concernant la signature électronique, cette dernière a une portée légale plus importante qu’une signature numérisée classique. Comme expliqué précédemment, la signature électronique répond à des normes de sécurité européennes très strictes. Elle n’est réputée conforme qu’à partir du moment où elle confirme l’identité du signataire et l’intégrité du document signé (c’est-à-dire qu’il n’existe aucune possibilité de falsification).
Mais attention ! La numérisation de la signature manuscrite (de manière à créer une signature numérisée) a une valeur légale limitée, alors que la signature électronique reste celle ayant le plus de légitimité face aux autres. Ce n’est qu’en cas de litige concernant cette e-signature que les tribunaux compétents apprécient ou non le caractère plein et entier du consentement acquis par la signature du document.
Comment choisir le bon niveau de signature ?
Pour savoir quelle signature électronique convient à votre entreprise, il est nécessaire de garder à l’esprit les deux textes qui encadrent cette pratique et les différents niveaux de signatures qui répondent à des besoins différents.
Le Règlement eIDAS relatif à l’identification électronique et aux services de confiance, ajoute que la recevabilité d’une signature électronique comme preuve en justice ne peut être refusée au seul motif que cette signature se présente sous forme électronique ou qu’elle ne satisfait pas aux exigences de la signature électronique qualifiée (article 25 du Règlement).
Que dit la règlementation concernant la validité d’une signature électronique ?
Avant même d’aborder le sujet de la réglementation, il faut scinder en deux notre partie. Il existe différents types de signatures électroniques et donc différentes lois qui les encadrent.
- La signature des contrats commerciaux, contrats de travail, etc. simple ou avancée (eIDAS)
- La signature des factures, bdc, etc… (RGS* ou RGS**)
Cette distinction doit être différenciée des niveaux de signatures qualifiée et RGS *** qui elles encadrent les signatures d’actes notariés ou de contrats avec un haut risque juridique à la clef.
Quel que soit le type de signature utilisé, il convient de prendre en compte le risque juridique vis-à-vis du document à signer. Plus le document à signer sera sensible, plus le niveau de signature sera élevé.
Que nous dit le code civil concernant la signature électronique ?
« L'écrit électronique a la même force probante que l'écrit sur support papier, sous réserve que puisse être dûment identifiée la personne dont il émane et qu'il soit établi et conservé dans des conditions de nature à en garantir l'intégrité. » article 1366 du code civil.
« La signature nécessaire à la perfection d'un acte juridique identifie son auteur. Elle manifeste son consentement aux obligations qui découlent de cet acte. Quand elle est apposée par un officier public, elle confère l'authenticité à l'acte.
Lorsqu'elle est électronique, elle consiste en l'usage d'un procédé fiable d'identification garantissant son lien avec l'acte auquel elle s'attache. La fiabilité de ce procédé est présumée, jusqu'à preuve contraire, lorsque la signature électronique est créée, l'identité du signataire assurée et l'intégrité de l'acte garantie, dans des conditions fixées par décret en Conseil d'Etat. » Article 1367 du code civil.
Comment signer un document AVEC zeendoc ?
Les avantages à la dématérialisation d’une signature sont nombreux, notamment pour les entreprises. Grâce à un recueil de consentement conforme et dématérialisé, les échanges inter-entreprises (factures, contrats, gestion RH, …) en B to B comme en B to C sont plus simples et plus rapides. La signature électronique fait gagner un temps précieux aux différents services d’une entreprise et améliore Leur productivité.
Au quotidien, la signature électronique permet également de réduire considérablement certains coûts de fonctionnement d’une entreprise. Lorsque le document doit être signé par plusieurs personnes, il n’est plus nécessaire d’imprimer le document à faire signer. Toute cette étape se déroule en quelques instants et limite ainsi les coûts d’achat et de stockage du papier pour votre structure.
En effet, des documents physiques signés doivent être conservés pendant plusieurs années. Autrement dit, il est nécessaire de prévoir une surface comme du matériel de stockage pour trier et organiser chaque document. Malgré un stockage physique performant, ce qui n’est pas toujours le cas, la récupération d’un document signé prend beaucoup de temps et nécessite l’intervention d’au moins une personne.
Enfin, rappelons que la signature manuscrite est sans aucun doute l’un des documents les plus contrefaits. La mise en place d’un système de signature électronique apporte une meilleure garantie quant à l’authenticité de son signataire, notamment grâce à plusieurs contrôles qui confirment à plusieurs reprises son identité.
Grâce à toutes ces informations, la signature électronique n’aura bientôt plus de secret pour vous. Afin d’améliorer la gestion de votre entreprise, Zeendoc se tient à votre disposition pour vous proposer de nombreuses solutions de gestion électronique de documents. Logiciel GED complet ou seulement certains services spécifiques (archivage électronique, dématérialisation des dossiers clients et RH, prise en charge de bulletins de salaire électroniques…), n’hésitez pas à vous rapprocher de nos conseillers pour trouver la méthode qui correspondra le mieux à vos besoins.
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