Comptabilisation des contrats de location de voitures
Frais de voiture à enregistrer dans les comptes 61
Redevances de crédit-bail ou loyers
Lorsque l’entreprise n’est pas propriétaire du véhicule qu’elle utilise, elle le loue ou le prend en crédit-bail. Voici l’écriture comptable à enregistrer pour constater le loyer ou la redevance de crédit-bail, en fonction de la périodicité prévue au contrat (mois, trimestre, semestre ou année) :
- On débite les comptes :
- 6122 « Redevances de crédit-bail mobilier » ou 6135 « Locations mobilières »,
- 44566 « TVA sur autres biens et services »,
A la clôture de l’exercice, des charges constatées d’avance peuvent avoir à être comptabilisées (dans la plupart des cas, les loyers sont facturés d’avance). Par ailleurs, lorsque l’option d’achat est levée, l’entreprise devient propriétaire du véhicule et doit l’enregistrer en immobilisations, même si le montant est minime.
Entretien et réparations
Les voitures utilisées par une entreprise font régulièrement l’objet d’entretien et de réparations. Voici comment comptabiliser les dépenses courantes d’entretien (révision et petits travaux) :
- On débite les comptes :
- 6155 « Entretien et réparations sur biens mobiliers »,
- 44566 « TVA déductible sur autres biens et services »,
Attention, lorsque les réparations ont pour effet d’augmenter la durée de vie d’une voiture possédée par l’entreprise, les dépenses correspondantes doivent généralement être immobilisées et inscrites à l’actif dans un compte de classe 2 « Immobilisations » (le même traitement s’applique pour les dépenses d’amélioration ou pour les dépenses de remplacement).
Primes d’assurance
Les primes versées pour assurer un véhicule doivent également être comptabilisées en « services extérieurs ». Une quittance d’assurance se comptabilise comme suit :
Frais de voiture à enregistrer dans les comptes 68
Enfin, lorsqu’une entreprise est propriétaire d’un véhicule, celui-ci est enregistré à l’actif du bilan, dans un compte de classe 2 « Immobilisations ». A la clôture de chaque exercice comptable, elle va devoir constater des amortissements, charges représentatives de l’usure du bien sur sa durée d’utilisation réelle estimée lors de l’achat.
Voici comment comptabiliser l’amortissement d’une voiture :
- On débite le compte 68112 « Dotations aux amortissements et aux provisions sur immobilisations corporelles »,
- Et on crédite le compte 28182 « Amortissements du matériel de transport ».
Fiscalement, lorsque le véhicule est immatriculé dans la catégorie des voitures particulières (VP, N1, Break, Canadienne, etc.), la déduction de la charge liée à l’amortissement peut être limitée. Plus d’informations : limites fiscales de l’amortissement des véhicules de tourisme. Des retraitements peuvent également s’avérer nécessaires lorsque le véhicule de tourisme est loué.
A lire sur le thème des charges :
Conclusion : les frais de voiture sont enregistrés dans leurs comptes de charges par nature. Sont généralement mouvementés les comptes de classe 60, 61, 63 et 68.
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Thibaut CLERMONT, mémorialiste en expertise-comptable et fondateur de Compta-Facile, site d'information sur la comptabilité.
Frais de voiture à enregistrer dans les comptes 63
Malus écologique
Un malus écologique est infligé aux véhicules les plus polluants. Celui-ci peut, en comptabilité, soit être inscrit en charges, soit être comptabilisé en immobilisations. Lorsqu’il est enregistré en charges, voici l’écriture comptable :
- On débite le compte 6354 « Droits d’enregistrement et de timbre »,
- Et on crédite le compte 447 « Autres impôts, taxes et versements assimilés ».
Fiscalement, le malus écologique constitue une charge immédiatement déductible. Si l’entreprise décide de le déduire directement en charges, aucun retraitement n’est nécessaire. Si elle choisit de l’immobiliser, elle devra procéder à des retraitements extra-comptables.
Carte grise
Lorsqu’une entreprise achète un véhicule, une carte grise lui est délivrée. A cette occasion, l’entreprise doit s’acquitter de diverses taxes. Il est d’usage de comptabiliser une carte grise comme suit :
- On débite le compte 6354 « Droits d’enregistrement et de timbre » pour le montant total des taxes,
- Et on crédite le compte 447 « Autres impôts, taxes et versements assimilés ».
Une immobilisation de la carte grise est également tolérée sur le plan comptable.
Fiscalement, les règles applicables au malus écologique sont également en vigueur pour la carte grise.
Pastille Crit’Air
La vignette Crit’Air est une pastille qui permet de circuler pendant les pics de pollution dans certaines zones de circulation restreinte. Cette disposition est principalement mise en oeuvre dans les grandes villes (Paris, Lyon, Marseille, Strasbourg, Grenoble et Lille) mais elle a vocation à s’étendre et à se généraliser. Voici comment comptabiliser une vignette crit’air :
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