La saisie comptable - comprendre l'art de l'enregistrement financier

Bien saisir une facture d’achat (fournisseur) ou de vente (client)

Lorsqu’une entreprise tient elle-même sa comptabilité, elle doit saisir dans son logiciel comptable les factures d’achats qu’elle reçoit et les factures de ventes qu’elle émet. Cet encodage, également appelé enregistrement comptable, doit être maîtrisé par l’opérateur de saisie afin que la comptabilité soit correcte et qu’elle soit simple et rapide à réviser lors du bilan de fin d’année . Compta-Facile approfondit la notion de saisie comptable et vous indique comment bien saisir une facture d’achat fournisseur ou une facture de vente client.

Bien saisir une facture d’achat ou de vente : nos conseils

Saisir régulièrement les factures fournisseurs – clients

Une saisie régulière des pièces comptables permet d’identifier rapidement les documents manquants (qui seront donc à réclamer aux tiers concernés). Exemple : présence d’un bon de commande et non d’une facture (ce qui va permettre de réclamer rapidement la facture au fournisseur).

Cela permet également de déterminer avec le plus de précisions possibles le montant de la TVA éventuellement due (selon la périodicité – mensuelle, trimestrielle ou annuelle – des déclarations de TVA).

Utiliser les bons comptes comptables

La saisie comptable est le socle de la comptabilité. L’imputation comptable (compte mouvementé dans une écriture comptable) est primordiale puisqu’elle constitue l’essence même de la comptabilité. Elle consiste à attribuer le bon compte à l’opération concernée. C’est une tâche qui ne doit pas être négligée ni déléguée à n’importe qui. Elle nécessite une attention particulière et un minimum de connaissances.

Créer des trames de saisie comptable

La création de trames permet l’intégration automatique des comptes dans l’écriture comptable. L’opérateur de saisie n’aura plus qu’à remplir le numéro de pièce ainsi que les montants (débit et crédit). En pratique, il est possible dans la plupart des logiciels comptables, créer autant de guides que souhaités.

Exemple : guide de saisie d’une facture de Télécom, guide de saisie d’une facture de loyers, guide de saisie d’une facture d’achat de marchandises, guide de saisie d’une facture de vente, etc.

Cette démarche permet de gagner du temps lors de la saisie comptable. Il est possible d’aller encore plus loin en matière de traitement comptable des factures d’achats et de ventes en optant, au sens large, pour l’automatisation de la comptabilité.

L’encodage des factures d’achat et de vente : la saisie comptable

Nous l’avons déjà abordé dans différents articles mais il convient de le rappeler une nouvelle fois : tout flux impactant le patrimoine ou l’activité d’une entreprise doit être pris en considération dans ses comptes et faire l’objet d’une comptabilisation, c’est-à-dire qu’il génère une succession d’enregistrements d’écritures comptables (cela consiste à passer des écritures dans la comptabilité). Cette tâche est appelée « saisie comptable » et est généralement effectuée dans le cadre de la tenue d’une comptabilité en partie double.

Lorsqu’elle reçoit ou émet une facture (pour plus d’informations sur ses modalités d’établissement : comment faire une facture), l’entreprise doit l’enregistrer dans ses comptes. Elle doit tout d’abord distinguer, lorsqu’elle est redevable de la taxe sur la valeur ajoutée, le montant hors taxes (HT), la TVA et le montant « toutes taxes comprises » (TTC). Puis elle va procéder à la saisie de ce document dans sa comptabilité.

Modèle de saisie comptable d’une facture d’achat – fournisseur :

• Débit du compte de charges concerné (pour le montant HT) ,
• Débit du compte de TVA déductible (pour le montant de la TVA) ,
• Crédit du compte fournisseur (pour le montant TTC).

Remarque : lorsque l’entreprise acquiert un bien qu’elle souhaite conserver de manière durable (appelé une immobilisation en comptabilité), elle va utiliser un compte d’immobilisations (au lieu d’un compte de charges) et un compte spécial de TVA déductible. Pour plus d’informations, nous vous invitons à consulter notre article : comment distinguer une charge d’une immobilisation ?

Modèle de saisie comptable d’une facture de vente – client :

• Débit du compte de client (pour le montant TTC) ,
• Crédit du compte de TVA collectée (pour le montant de la TVA) ,
• Crédit du compte de produits concerné (pour le montant HT).

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