La Signature Électronique - Révolutionnant la Conclusion des Contrats
Dématérialisation des contrats : définition
La dématérialisation des contrats est un processus qui prend une place grandissante au sein des entreprises et des organisations publiques, dans le cadre de leur transformation numérique.
Les enjeux de la dématérialisation des contrats
La dématérialisation permet d’accélérer la signature et l’archivage de contrats tout en garantissant leur sécurité.
À la clé : un triple gain pour les adeptes de la dématérialisation contractuelle, un gain de temps, un gain d’argent et un gain de productivité.
La dématérialisation des contrats pose également la question de leur gestion documentaire et de leur archivage. Disposer d’une contrathèque numérique pour stocker, archiver, mais aussi rechercher et trouver des contrats facilement est un réel avantage concurrentiel.
Contrat dématérialisé vs contrat papier : quelle valeur juridique ?
La loi n° 200-230 du 13 mars 2000 et son décret d’application n° 2001-272 indiquent dans l’article 1316-1 :
L’écrit sous forme électronique est admis en preuve au même titre que l’écrit sur support papier, sous réserve que puisse être dûment identifiée la personne dont il émane et qu’il soit établi et conservé dans des conditions de nature à en garantir l’intégrité.
Autrement dit, un contrat numérique équivaut à un contrat papier aux yeux de la loi : ils ont la même valeur légale.
Deux conditions à respecter cependant, et non des moindres :
- authentifier clairement les signataires du contrat,
- et garantir l’intégrité du document.
Les avantages de la dématérialisation
Les avantages de la dématérialisation sont multiples. En ce qui concerne les contrats plus précisément, elle :
La dématérialisation des contrats devient un jeu d’enfants
La dématérialisation des contrats est l’une des clés de la transformation numérique des organisations , entreprises et marchés publics sont tous deux concernés. Le principal avantage de la dématérialisation est la simplification du processus de signature et d’archivage des contrats.
Dans cet article, nous vous expliquons en quoi avoir recours à la dématérialisation des contrats présente un avantage compétitif dans des contextes commerciaux (pour gagner des clients) ou RH (recruter un profil très demandé sur le marché), par exemple. Pour signer et faire signer vos contrats plus rapidement et les archiver en conservant leur valeur légale, adopter la signature électronique avec un outil en ligne est la solution.
[Bonus] Pour en apprendre davantage sur la signature électronique, composante essentielle de la dématérialisation des contrats, téléchargez gratuitement le Livre Blanc Le guide de la signature électronique, rédigé par DocuSign.
Comment dématérialiser un contrat ?
Gestion dématérialisée des contrats
Dématérialiser un contrat peut passer par :
- la numérisation des documents, et dans ce cas, vous prêterez particulièrement attention à la valeur juridique des signatures du contrat ,
- la création, la signature et l’archivage de documents contractuels en ligne grâce aux logiciels de signature électronique et les coffres-forts électroniques.
DocuWare est une solution GED cloud, qui propose des workflows pré-configurés (validation, relances, etc.) pour digitaliser et automatiser vos processus achats/comptables, RH et ventes courants. Numérisez vos contrats pour les centraliser en toute sécurité, collaborez en équipe et signez vos documents via une signature électronique juridiquement valable.
Avec la GED Zeendoc gérez tous vos contrats de manière dématérialisée. En numérisant le document papier ou en déposant le document électronique dans Zeendoc, il est automatiquement indexé et classé afin de le retrouver en un clic. Vous pourrez ensuite le partager à vos clients comme à vos collaborateurs, ou encore à un candidat en cours de recrutement et obtenir à distance sa signature électronique, valable juridiquement. Une fois que toutes les parties y auront apposé leur signature, il sera archivé, horodaté, et toute action ultérieure à la signature sera tracée.
Peut-on signer un contrat de travail en ligne ? Absolument ! Tous les types de contrats peuvent être signés électroniquement, comme vu précédemment. Nous ne pouvons que vous conseiller d’adopter ce processus entièrement en ligne pour tous vos contrats, en évitant la numérisation :
- signature électronique du contrat,
- archivage à valeur probante,
- centralisation des contrats dans un coffre-fort électronique (LockTransfer ou Coffreo, par exemple).
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