La Signature Électronique PV Devient-Elle Obligatoire ?
Quelle est sa valeur juridique ?
Sa valeur légale est réelle. Ainsi, un juge ne peut pas refuser une signature au seul motif qu’elle est électronique.
Selon l'article 1366 du Code civil : « L’écrit électronique a la même force probante que l’écrit sur support papier, sous réserve que puisse être dûment identifiée la personne dont il émane et qu’il soit établi et conservé dans des conditions de nature à en garantir l’intégrité. »
Mais tous les types de signature électronique ne disposent pas du même degré de force probante. Selon le niveau de signature électronique, le niveau de fiabilité de l’identité du signataire et le niveau de sécurité du dispositif de création de signature varient.
C'est ce que précise l' article 1367 du Code civil : « La signature nécessaire à la perfection d'un acte juridique identifie son auteur. Elle manifeste son consentement aux obligations qui découlent de cet acte. [. ] Lorsqu'elle est électronique, elle consiste en l'usage d'un procédé fiable d'identification garantissant son lien avec l'acte auquel elle s'attache. La fiabilité de ce procédé est présumée, jusqu'à preuve contraire, lorsque la signature électronique est créée, l'identité du signataire assurée et l'intégrité de l'acte garantie, dans des conditions fixées par décret en Conseil d’État. »
Ainsi, selon le décret n° 2017-1416 du 28 septembre 2017 relatif à la signature électronique, seul le niveau le plus élevé (la signature électronique qualifiée) bénéficie de la même valeur que la signature manuscrite.
A l’inverse, la signature électronique manuscrite (dessiné par le signataire ou l’insertion d’une image) et la signature scannée n’ont pas la même force probante dans la mesure où elles ne permettent pas d'identifier clairement son auteur ni de prouver son consentement aux obligations découlant de l'acte.
Quel niveau de signature faut-il utiliser pour les marchés publics ?
Dans le cadre des marchés publics (de l'appel d'offre à la facture), il est nécessaire, conformément à l’arrêté du 22 mars 2019 relatif à la signature électronique des contrats de la commande publique fixe les règles relatives à l’usage de la signature électronique dans les marchés publics, de recourir à une signature électronique avancée reposant sur un certificat qualifié (niveau 3) ou à la signature électronique qualifiée (niveau 4).
La signature électronique qualifiée (niveau 4)
Ce niveau de signature est le plus le plus robuste sur les plans technique et juridique. Ce type de signature nécessite et :
- l’acquisition d’un certificat de signature électronique : comme pour la signature électronique avancée reposant sur un certificat de signature électronique qualifié (niveau 3), afin que l'identité du signataire soit validée en amont (en physique ou à distance selon certaines conditions), et ce par une autorité de certification ou un prestataire de service de service de délivrance de certificat de signature électronique qualifié (au sens du règlement eIDAS) ,
- un dispositif qualifié de création de signature électronique (ou clé de signature) : Ce token physique (clé USB, carte à puce, smartphone…) certifiés par l’ANSSI ou une autre autorité européenne de sécurité et de défense des systèmes d'information , est délivré par uniquement à une personne physique. Une entreprise ne peut signer qu’au travers d’un représentant, une personne physique, dûment habilitée.
Selon le code civil, seule cette signature est l’équivalent de la signature manuscrite.
Plus lourde à mettre en œuvre et plus onéreuse, la signature qualifiée est généralement réservée aux documents pour lesquels l'authentification est fondamentale, par exemple, dans le cas de production d'actes notariés (notaires, huissiers…).
Quels sont les avantages de la signature électronique ?
La signature électronique, en permettant des gains temps et d’argent, est un outil au service de la productivité, tant pour l’expéditeur que pour le destinataire. Elle contribue à :
- Faciliter l’envoi et l’échange des documents, qui peuvent se faire, par un ordinateur ou un smartphone ,
- Accélérer la procédure de signature : les documents peuvent être signés en quelques secondes. Ils peuvent être aussi parafés simultanément par les parties, plutôt que successivement comme c’est le cas pour le papier ,
- Suivre en temps réel l’avancement des dossiers : on peut voir qui a signé et si besoin relancer, ceux qui n’ont pas encore signé ,
- Sécuriser les données dématérialisées : le tiers de confiance est garant de l'intégrité de vos données
- Faire des économies sur l'achat de papier, d'encre et d'impression des documents à signer ainsi que sur les frais d'envoi ou, le cas échéant de déplacement ,
- Automatiser vos processus : des traitements ou des actions peuvent être lancées une fois le document signé ,
- Améliorer les conditions de vie de vos salariés et clients, en leur permettant d’utiliser la signature électronique pour gérer leurs démarches administratives courantes, vous leur libèrerez du temps et contribuez à leur satisfaction globale.
Intégrer la signature électronique dans votre organisation c'est un premier pas dans votre transformation numérique. Elle constitue une vraie opportunité de repenser certains aspects du fonctionnement de votre entreprise. La grande majorité des logiciels de signature électronique offre des possibilités d'intégration à vos outils existants. Les outils numériques invitent en effet à de nouveaux modes de travail au service de vos clients et de votre stratégie. Cela participe à l'amélioration de votre image auprès de vos clients et vous permet de vous démarquer de vos concurrents.
La signature électronique : un outil devenu incontournable
Le développement du télétravail et la nécessité de gagner en efficacité et en rapidité rendent la faculté de signer à distance désormais indispensable au bon fonctionnement de l'entreprise. La signature électronique permet en effet de signer instantanément, où que l'on soit, la quasi totalité des actes administratifs ou commerciaux. Suivez le guide !
Selon une enquête sur l’évolution des usages de la signature électronique en France, réalisée en janvier 2024 par YouGov pour Lex Persona , 67 % des décideurs interrogés affirment avoir adopté une solution de signature électronique. Un chiffre qui varie selon la taille de l'entreprise : 57 % des TPE et 89 % des PME déclarent utiliser une solution de signature électronique.
Les bénéfices de la signature électronique sont réels : 7 décideurs d’entreprises sur 10 considèrent utile d’avoir accès à une signature électronique pour leurs organisations et parmi eux, 24 % la jugent même primordiale. L e gain de temps offert par ce type de solution est plébiscité : 87 % des décideurs utilisateurs de signature électronique affirment gagner entre plusieurs heures et plusieurs jours et ce, quelle que soit la taille de l’entreprise
Ne passez pas à coté des bénéfices des solutions de signature électroniques, qui sont simples à mettre en œuvre, et dont le coût très raisonnable.
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