Guide Ultime pour les Applications de Signature Électronique Gratuites

Qu’est-ce que la signature électronique ?

La signature électronique est un mécanisme permettant de garantir l'intégrité d'un document électronique et l'authentification de l'auteur pour s'assurer que l'acte ne puisse être remis en cause (on parle de non répudiation) , par analogie avec la signature manuscrite d'un document papier.

L’objectif majeur de la signature électronique est triple :

• garantir l'intégrité d'un document, c’est-à-dire s’assurer que le document n'a pas été altéré entre sa signature et sa consultation ,
• authentifier son auteur, c’est-à-dire s’assurer de l’identité de la personne signataire ,
• rapporter la preuve du consentement.

Pour cela, elle doit avoir les caractéristiques suivantes :

• authentique : l'identité du signataire doit pouvoir être retrouvée de manière certaine
• infalsifiable : une personne ne peut pas se faire passer pour un autre
• non réutilisable : la signature fait partie du document signé et ne peut être déplacée sur un autre document
• inaltérable : une fois que le document est signé, on ne peut plus le modifier
• irrévocable : la personne qui a signé ne peut le contester

• les contrats de travail ,
• les factures ,
• les bons de commande ,
• les mandats et les compromis de vente ,
• les devis ,
• les documents comptables ,
• les documents juridiques ,
• les actes notariés.

Quelle signature utiliser pour ses formalités réalisées via le guichet unique formalites.entreprises.gouv.fr ?

Le guichet unique de l’État pour faciliter les démarches des entreprises centralise 56 formulaires CERFA. Il permet de réaliser en ligne des déclarations obligatoires : immatriculation, changement administratif, dépôt des comptes annuels, cessation d’activité.

La formalité de création, par exemple, exige une signature électronique simple.

Pour les formalités de changement de situation, de dépôt des comptes annuels ou de cessation d’activité, l’utilisation d’une signature électronique dite qualifiée est nécessaire. La solution la plus simple est d'utiliser le service d'authentification gratuit, FranceConnect+ pour se connecter au guichet unique. Ce service permet de bénéficier du niveau de signature requis pour effectuer ces formalités.

En pratique, comment fonctionne la signature électronique avancée (niveau 2) ?

Pour signer numériquement un contrat de location ou même un achat immobilier et que cela ait une valeur légale, il faut passer par un tiers de confiance. Ces entreprises habilitées à effectuer des opérations de sécurité juridique d'authentification, de transmission et de stockage sont nombreuses. Si elles proposent chacune leur solution, plus ou moins élaborées ou faciles d’utilisation, leur fonctionnement est relativement similaire : la procédure ressemble un peu à un achat en ligne, avec une authentification par code secret via SMS. Le processus est le suivant.

Il existe de nombreux outils proposant la signature électronique et la gestion des transactions numériques.

Les solutions de signature électronique proposées par les activateurs France Num

Lex Persona, éditeur français met à disposition sa plateforme de signature électronique gratuite et accessible à tous, sans limite de durée ou de volume : Lex Community. Grâce à ce portail grand public, chacun peut signer et faire signer tout type de document en s’appuyant sur une signature électronique à valeur probatoire. L'outil intègre la solution d'authentification France Connect. Lex Persona s’engage à ne pas utiliser dans un but marketing ou commercial les données recueillies. En parallèle, l'entreprise propose Lex Enterprise, qui permet de déployer la signature électronique en cohérence avec leur système d'information.

La solution de signature électronique du français LiveConsent propose une offre basique très accessible et une version complète qui reste abordable. L'interface, simple, est facile d'utilisation. Une API permet de lier la solution à votre site internet, vos applications ou vos logiciels (par exemple pour vos devis et factures).

Yousign est une solution française de signature électronique à destination des TPE/PME. Yousign dispose de 3 niveaux de signature électronique : simple, avancée et qualifiée et propose une offre d’essai gratuite de 14 jours. Il est aussi possible de profiter de l'offre Yousign 100 % gratuite qui permet de bénéficier de 2 signatures de niveau simple par mois. L'éditeur propose aussi une offre spéciale pour signer des documents de modification ou de cessation d’entreprise via le Guichet unique de l’INPI

Quels sont les avantages de la signature électronique ?

La signature électronique, en permettant des gains temps et d’argent, est un outil au service de la productivité, tant pour l’expéditeur que pour le destinataire. Elle contribue à :

• Faciliter l’envoi et l’échange des documents, qui peuvent se faire, par un ordinateur ou un smartphone ,
• Accélérer la procédure de signature : les documents peuvent être signés en quelques secondes. Ils peuvent être aussi parafés simultanément par les parties, plutôt que successivement comme c’est le cas pour le papier ,
• Suivre en temps réel l’avancement des dossiers : on peut voir qui a signé et si besoin relancer, ceux qui n’ont pas encore signé ,
• Sécuriser les données dématérialisées : le tiers de confiance est garant de l'intégrité de vos données
• Faire des économies sur l'achat de papier, d'encre et d'impression des documents à signer ainsi que sur les frais d'envoi ou, le cas échéant de déplacement ,
• Automatiser vos processus : des traitements ou des actions peuvent être lancées une fois le document signé ,
• Améliorer les conditions de vie de vos salariés et clients, en leur permettant d’utiliser la signature électronique pour gérer leurs démarches administratives courantes, vous leur libèrerez du temps et contribuez à leur satisfaction globale.

Intégrer la signature électronique dans votre organisation c'est un premier pas dans votre transformation numérique. Elle constitue une vraie opportunité de repenser certains aspects du fonctionnement de votre entreprise. La grande majorité des logiciels de signature électronique offre des possibilités d'intégration à vos outils existants. Les outils numériques invitent en effet à de nouveaux modes de travail au service de vos clients et de votre stratégie. Cela participe à l'amélioration de votre image auprès de vos clients et vous permet de vous démarquer de vos concurrents.

Quel niveau de signature faut-il utiliser pour les marchés publics ?

Dans le cadre des marchés publics (de l'appel d'offre à la facture), il est nécessaire, conformément à l’arrêté du 22 mars 2019 relatif à la signature électronique des contrats de la commande publique fixe les règles relatives à l’usage de la signature électronique dans les marchés publics, de recourir à une signature électronique avancée reposant sur un certificat qualifié (niveau 3) ou à la signature électronique qualifiée (niveau 4).

La signature électronique qualifiée (niveau 4)

Ce niveau de signature est le plus le plus robuste sur les plans technique et juridique. Ce type de signature nécessite et :

• l’acquisition d’un certificat de signature électronique : comme pour la signature électronique avancée reposant sur un certificat de signature électronique qualifié (niveau 3), afin que l'identité du signataire soit validée en amont (en physique ou à distance selon certaines conditions), et ce par une autorité de certification ou un prestataire de service de service de délivrance de certificat de signature électronique qualifié (au sens du règlement eIDAS) ,
• un dispositif qualifié de création de signature électronique (ou clé de signature) : Ce token physique (clé USB, carte à puce, smartphone…) certifiés par l’ANSSI ou une autre autorité européenne de sécurité et de défense des systèmes d'information , est délivré par uniquement à une personne physique. Une entreprise ne peut signer qu’au travers d’un représentant, une personne physique, dûment habilitée.

Selon le code civil, seule cette signature est l’équivalent de la signature manuscrite.

Plus lourde à mettre en œuvre et plus onéreuse, la signature qualifiée est généralement réservée aux documents pour lesquels l'authentification est fondamentale, par exemple, dans le cas de production d'actes notariés (notaires, huissiers…).

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