Le Fichier des Écritures Comptables (FEC) - Guide Complet et Essentiel

Les sanctions prévues en cas de non-conformité

Comme mentionné plus haut, si vous ne présentez pas votre Fichier des Écritures Comptables, vous devrez payer 5 000 € d’amende pour fraude fiscale. L’amende s’appliquera également si votre FEC n’est pas conforme aux normes. En pratique, l’administration vous fera une proposition de rectification et vous laissera un délai pour résoudre la situation. Lorsqu’une rectification est apportée et dépasse 5 000 €, l’amende passe à une majoration de 10% des droits mis à la charge de l’entreprise. Ces sanctions sont applicables à chaque année contrôlée.

Par ailleurs, ne pas respecter l’obligation de présentation de sa comptabilité en ligne peut avoir de lourdes conséquences. En cas de refus ou en raison d’une incapacité de remettre la copie du FEC, ceci peut être vu comme un motif « d’opposition fiscale ». Ce motif permet à l’administration fiscale de faire une évaluation d’office des bases d’impositions et d’appliquer une majoration de 100% des droits rappelés. Par conséquent, les amendes peuvent être très lourdes et cumulatives.

Vous devez également conserver vos documents comptables, dont le FEC, pendant 10 ans minimum.

Comment vérifier la conformité de mon FEC ?

Pour vérifier la conformité de votre fichier FEC, vous pouvez utiliser gratuitement l’outil de la DGFIP Test Compta Demat. Il est disponible uniquement sur Windows. Tester la conformité de votre fichier vous permettra d’éviter un retour défavorable de l’administration.

Étape 1️⃣ : Télécharger Test Compta Demat

Pour ce faire, téléchargez le logiciel en bas de la page indiquée dans le paragraphe suivant.

Vous devrez choisir la version qui correspond à votre système d’exploitation :

• Testeur_1_00_10b_win_x86.exe si votre système est en 32 bits ,
• Testeur_1_00_10b_win_x86_64.exe s’il est en 64 bits.

Vous trouverez également une notice d’explication qui vous montrera le fonctionnement du logiciel.

Comment générer facilement son FEC avec Indy ?

Notre logiciel de comptabilité en ligne se charge de vous fournir un FEC conforme aux normes de l’administration française. Vous pouvez télécharger une attestation de conformité sur votre compte Indy. Elle vous permet de justifier que vous tenez une comptabilité en conformité avec les obligations du FEC.

Pour retrouvez votre FEC sur Indy, rendez-vous dans l’onglet “Documents”. Vous pourrez alors visualiser et télécharger votre fichier.

Exemple de fichier FEC sur Indy :

En plus de l’édition de votre FEC, Indy propose d’autres fonctionnalités pour tenir une comptabilité en conformité avec les normes comptables, avec :

• Un accompagnement complet et gratuit pour créer votre entreprise avec un guide détaillé des différentes étapes à suivre ,
• Un module de facturation pour éditer vos devis et vos factures. Les factures sont personnalisables avec votre police, votre logo et votre charte graphique ,
• Un outil de pilotage offrant une analyse approfondie de vos dépenses, vos recettes et votre flux de trésorerie ,
• La synchronisation sécurisée et la catégorisation automatique des transactions avec la saisie des frais et des entrées d’argent ,
• La gestion des pièces justificatives ,
• Un support client réactif et de qualité ,
• Et enfin : le remplissage automatique et la télétransmission de toutes vos déclarations fiscales comme la déclaration 2035, la déclaration 2042, la déclaration 2065 ou encore la déclaration de TVA !

Qu’est-ce que le Fichier des Écritures Comptables (FEC) ?

La petite histoire du FEC

Depuis le 1er janvier 2014, l’ensemble des entreprises qui tiennent leur comptabilité en ligne, via un système informatisé, doivent pouvoir produire un FEC en cas de contrôle fiscal, le fameux Fichier des Écritures Comptables. L’objectif de l’administration fiscale est d’harmoniser un fichier standard à partir duquel le contrôleur peut facilement effectuer ses traitements automatisés. L’administration peut ainsi multiplier des contrôles rapides et efficaces. De plus, le FEC doit être conforme aux dispositions prévues par l’Article A47 A-1 du LPF (Livre des Procédures Fiscales).

Le FEC a été créé suite à l’introduction de la norme SAF-T (Standard Audit File for Tax) par l’OCDE en 2005. L’Organisation de Coopération et de Développement Économique proposait alors de standardiser les échanges entre les administrations et les entreprises des membres de l’organisation. C’est de ces recommandations qu’est né le FEC : un fichier numérique normé qui contient les informations de l’entreprise nécessaires au calcul des taxes par l’administration.

À qui s’applique le Fichier des Écritures Comptables ?

En général, une entreprise doit produire ce fichier dès lors qu’elle est assujettie à l’impôt sur les sociétés (IS) ou à l’impôt sur le revenu (IR). Sont concernées par cette obligation les entreprises appartenant aux catégories suivantes :

• Les BNC (bénéficies non commerciaux) ,
• Les BIC (bénéfices industriels et commerciaux) ,
• Les BA (bénéfices agricoles).

Toutefois, le FEC ne concerne pas :

• Les auto-entrepreneurs (également appelés micro-entrepreneurs) ,
• Certaines SCI.

En effet, les SCI disposent d’une dérogation qui s’applique si tous les associés sont des personnes physiques. Ainsi, la plupart des Sociétés Civiles Immobilières sont exemptées de cette obligation.

L’obligation de tenir un FEC aux normes

Reformulé en langage courant, cela signifie donc tout d’abord qu’il est interdit d’utiliser un logiciel qui n’est pas prévu spécifiquement pour tenir la comptabilité en France. Il faut donc absolument exclure :

• Excel ,
• Les solutions de comptabilité anglo-saxonne qui ne fournissent pas le FEC.

Comme l’obligation de fichier FEC s’impose uniquement aux comptabilités en ligne, il reste la possibilité du papier. En effet, certains préfèrent passer beaucoup de temps pour conserver une comptabilité dans ce format. Il existe même une astuce courante qui consiste à tenir sa comptabilité sur Excel puis à la recopier sur papier en fin d’année.

Au final, cela engendre souvent des erreurs et ne permet pas d’être parfaitement en règle, notamment en cas de contrôle de fichier FEC en cours d’exercice. Mais surtout, quel temps perdu ! En réalité, tous les logiciels de comptabilité français se sont adaptés et proposent désormais un Fichier d’Écritures Comptables aux normes à des coûts abordables.

⚖️ Le saviez-vous ?
La non-conformité du FEC est considérée comme une tentative de fraude par les autorités compétentes. Ainsi, si des erreurs sont constatées, l’entreprise s’expose à une amende d’un montant total de 5000€.

Le rôle du FEC en cas de contrôle fiscal

Un document obligatoire en cas de contrôle fiscal

Le FEC vous est demandé lorsque vous faites l’objet d’un contrôle fiscal. Cela concerne environ 45 000 professionnels par an. Dès le début des opérations de contrôle, il faut remettre à l’administration une copie des Fichiers des Écritures Comptables (FEC) des années contrôlées, sous forme dématérialisée, dans les 15 jours suivant la réception de l’avis d’examen.

Le FEC doit obligatoirement être accompagné d’un fichier descriptif dans lequel sont précisées les spécificités techniques et les détails concernant comment ont été renseignés les données contenues dans le FEC. Le vérificateur va ensuite s’assurer que les documents comptables sont en adéquation avec les déclarations fiscales faites au préalable.

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