Compte rendu de réunion ou relevé - quelle différence ?

Spécificité selon les rapports à effectuer

Comme nous vous l’avons indiqué au tout début, la forme d’un compte rendu doit être adaptée à son audience et à son objectif. Nous n’avons pas abordé le troisième critère à considérer : le type d’événement à couvrir. En effet, on ne rédige pas de la même façon un PV de CE, un acte de colloque ou un rapport de formation. C’est pourquoi nous vous présentons les principales spécificités des grandes familles de comptes rendus suivantes :

• compte rendu de séminaire : il reprend de manière synthétique les présentations et échanges qui ont eu lieu dans le cadre d’une journée de travail.
• compte rendu administratif : document essentiel dans la vie d’une institution administrative, il constitue une aide inestimable pour son lecteur présent ou futur. Il est un moyen de communication, mais aussi de mémoire.
• compte rendu de conseil municipal : ce document très court doit être affiché sur la porte de la mairie et permettre aux administrés de prendre rapidement connaissance des décisions prises en conseil municipal.
• compte rendu d’entretien : il est la synthèse d’un rendez-vous professionnel, comme au moment de l’embauche, de l’entretien annuel ou professionnel. Il peut également se présenter comme la base d’un travail sociologique : le chercheur peut comparer plusieurs témoignages en mettant en rapport leurs retranscriptions.
• compte rendu de réunion : réunion de Comité d’entreprise (CE), de Comité d’hygiène de sécurité et de conditions de travail (CHSCT), tout comme d’Assemblée générale (AG), il retrace les débats et décisions prises en séance.
• compte rendu d’activité ou rapport d’activité : il recense les principales réalisations d’une association au cours de l’année écoulée.
• compte rendu de conférence : il synthétise les travaux d’une journée de rencontre dans un but pédagogique ou communicationnel.
• compte rendu de formation : il reprend de manière synthétique les éléments vus dans le cadre d’une ou de plusieurs journées de formation, pour mémoire pour les participants et pour communication pour les absents.
• compte rendu de mission : rapport établi par un organisme agréé ou un cabinet d’expertise, il vise à présenter aux adhérents ou commanditaires le contenu de leur mission (feuille de route, constats et recommandations).
• compte rendu des délégués du personnel (DP) : document présentant les questions abordées en séance et les réponses apportées par la Direction aux représentants du personnel.
• compte rendu de CSE : court ou long suivant qu’il doive être diffusé au grand nombre ou archivé, le compte rendu du conseil social et économique présente seulement les décisions ou l’ensemble des débats ayant eu lieu en l’instance.
• compte rendu de CSSCT : il reprend les échanges qui se sont tenus au cours d’une commission santé, sécurité et conditions de travail.

Choisir le bon type de compte rendu

Compte rendu exhaustif ou relevé de décision ?

• des comptes rendus exhaustifs (ou minutes) qui reprennent l’intégralité des échanges tenus en séance en respectant le langage utilisé par les intervenants ou en les passant en français soutenu
• des comptes rendus dits exhaustifs, mais qui élaguent les interventions superflues ou redondantes
• des synthèses plus ou moins courtes qui procèdent à des sélections d’informations, selon le format désiré
• des relevés de décisions ou synthèses synoptiques qui retiennent uniquement les décisions rendues en séance, en écartant tout le débat, soit sous forme textuelle, soit en forme de tableau
• des rapports de visites qui reprennent comme un formulaire les éléments constatés
• etc.

Chaque type de comptes rendus répond à une nécessité : apporter au lecteur l’information qu’il recherche en suivant la forme qu’il attend. Un compte rendu exhaustif pouvant aisément atteindre la centaine de pages pour une réunion de CE de 5 heures, sa lecture pourra être compliquée pour des salariés déjà occupés par d’autres activités. Une synthèse leur conviendra sûrement mieux.

Nominatif ou anonyme ? Direct ou indirect ?

Déterminez aussi en amont le style du compte rendu :

• direct, comme dans une pièce de théâtre, pour conserver le verbe des orateurs et proposer un compte rendu dynamique
• indirect : « Mme Martin explique son inquiétude sur le projet Hybride. » Ce type de présentation rend le document plus formel et moins oral.

Vous pouvez également faire apparaître le nom des intervenants de plusieurs manières :

• nominative, en reprenant l’état civil de l’intervenant
• anonyme, en gardant uniquement sa fonction ou en réunissant tous les membres sous une seule étiquette, « Direction »/« DRH »/« Élus » par exemple
• impersonnel, en ne mentionnant jamais l’interlocuteur, comme suit : « Le projet Hybride sera mis en place en juin 2018 »
• mixte : en mélangeant les trois possibilités ci-dessus.

Rédiger

La rencontre terminée, vous disposez de votre prise de notes et, éventuellement, des audio et documents support. Vous vous retrouvez face à votre trame mise à jour (date, liste des participants, points de l’ordre du jour…) et vous vous demandez ce qu’il vous reste à faire. Nous vous expliquons tout.

Tout d’abord, nous vous invitons à vous plonger dans vos notes le plus vite possible après l’événement, afin d’avoir parfaitement en mémoire le contenu de la réunion ou de la rencontre au moment de la rédaction. Puis, nous vous proposons de suivre deux méthodologies distinctes selon le type de comptes rendus que vous souhaitez rédiger.

Cas d’un compte rendu exhaustif

Si vous devez faire un compte rendu exhaustif, vissez vos écouteurs dans les oreilles et commencez à écouter votre enregistrement. Sous ou à côté du nom de l’intervenant, retranscrivez ce que vous entendez.

Ne faites pas de pause après chaque mot ! Limitez au contraire les arrêts sur la bande, en écoutant par exemple deux ou trois phrases avant de les écrire. En plus de faire travailler votre mémoire, vous gagnez en efficacité et en productivité !

Pour des questions pratiques, nous vous conseillons de recourir à Express Scribe.

Cas d’une synthèse

Si vous effectuez une synthèse, un relevé de décisions ou un flash info, repartez de vos notes : il est de coutume de dire qu’une bonne synthèse est la somme des informations que l’on peut retranscrire en séance, pas plus. En théorie, l’enregistrement est donc inutile. En pratique, il peut être nécessaire pour réécouter certains passages mal compris, de vérifier certains chiffres, voire de compléter certaines parties plus denses où la prise de notes s’est révélée compliquée.

Néanmoins, si vous avez effectué une bonne prise de notes, la rédaction consistera principalement à réécrire les phrases en français correct, supprimer les informations superflues, ajouter des liens logiques entre chaque partie et vérifier les éléments repris pour s’assurer d’avoir tout compris.

Comment faire un

Vous souhaitez réaliser votre premier compte rendu, d’assemblée générale ou de réunion, mais vous ne savez pas comment procéder. Avant de coucher sur papier tout ce dont vous vous souvenez, au risque de manquer la moitié des informations, voire de retenir des éléments inutiles, nous allons vous apporter des trucs et astuces pour vous aider à satisfaire votre audience dès votre première tentative. Tout d’abord, nous vous exposerons les différents types de comptes rendus qui existent pour définir en amont le format approprié à votre besoin. Ensuite, nous vous montrerons comment réaliser une bonne prise de notes pour ne garder que l’essentiel d’une rencontre. Puis, nous vous expliquerons comment rédiger à partir de vos notes. Enfin, nous vous présenterons les spécificités des grandes familles de comptes rendus (de conférence, de colloque, de réunion…).

En somme…

En tenant compte du public que vous visez et des ressources dont vous bénéficiez, en budget mais également en temps, vous déterminez le type de comptes rendus que vous souhaitez, mais aussi le style que vous adopterez. À partir de là, vous établissez une trame de comptes rendus, ou sélectionnez l’un de ceux que Codexa vous propose.

Avant votre prise de notes, vous actualisez ce document qui sert de modèle, avec toutes les informations dont vous disposez, afin d’être prêt le jour j et de ne manquer aucune information qui vous sera capitale lors de la rédaction. Vous, ou un collègue, effectuez une prise de notes et un ou plusieurs enregistrements en adaptant la prise de notes au compte rendu final.

Très vite après la fin de la réunion, vous rédigez votre compte rendu en vous aidant de l’audio.

Et ensuite ? Il ne reste plus qu’à le faire valider par les intervenants si vous souhaitez le diffuser. Et enfin, vous pouvez… vous reposer. Vous venez de faire votre premier compte rendu !

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