Compte Comptable pour l'Eau - Gestion Transparente des Ressources Essentielles
Exemple de comptabilisation de charges locatives payées au moyen de provisions
Une entreprise, dont l’exercice coïncide avec l’année civile, a réglé en N-1 la somme de 12 000 euros au titre des charges locatives d’un bâtiment qu’elle occupe. En N, son propriétaire lui appelle 12 acompte de 1 000 euros hors taxes chacun.
Voici l’écriture de comptabilisation des acomptes pour provisions pour charges locatives :
- Débit des comptes
- 614 « Charges locatives et de copropriété » pour 1 000 euros
- 44566 « TVA déductible sur autres biens et services » pour 200 euros
En janvier N+1, le propriétaire reçoit les factures définitives et effectue la régularisation des charges locatives de son locataire. Le total des dépenses qu’il a effectivement engagées s’élève à 10 000 euros hors taxes. Il doit donc reverser à son locataire la somme de 2 000 euros hors taxes.
Lors de la clôture des comptes « N », le locataire devra comptabiliser un avoir à recevoir de charges locatives :
- Débit du compte 4098 « Rabais, remises, ristournes à obtenir et autres avoirs non encore reçus » pour 2 400 euros,
- Crédit des comptes :
- 614 « Charges locatives et de copropriété » pour 2 000 euros,
- 44566 « TVA déductible sur autres biens et services » pour 400 euros.
Conclusion : les charges locatives et de copropriété représentant des dépenses incombant au locataire mais payées par le propriétaire doivent être comptabilisées dans le compte 614 « Charges locatives et de copropriété ». Cette règle s’applique également pour les dépenses incombant au propriétaire mais mises conventionnellement à la charge du locataire.
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Thibaut CLERMONT, mémorialiste en expertise-comptable et fondateur de Compta-Facile, site d'information sur la comptabilité.
Principe de comptabilisation des charges locatives incombant au locataire
A. Définition et comptabilisation des charges locatives et charges de copropriété
En principe, les remboursements de charges incombant normalement au locataire mais payées par le propriétaire doivent être comptabilisées dans un compte de charges externes, et plus particulièrement dans le compte 614 « Charges locatives et de copropriété ». Il en est de même concernant les dépenses incombant normalement au propriétaire mais mises à la charge du locataire en vertu d’un contrat de location.
Voici comment comptabiliser une facture de charges locatives :
- On débite :
- le compte 614 « Charges locatives et de copropriété »,
- le compte 44566 « TVA déductible sur autres biens et services »,
B. Modalités de facturation des charges locatives et de copropriété
Les charges locatives et de copropriété peuvent être payées :
- par le versement de provisions pour charges (acompte)
Dans ce cas, les provisions sont calculées, en général, sur la base des charges locatives de l’année précédente (voir de l’année N-2). Dans tous les cas, elles doivent faire l’objet d’une régularisation au moins une fois par an en comparant le total des provisions versées par le locataire avec les dépenses effectives engagées par le propriétaire pendant l’année. Cette régularisation donnera lieu à un complément de facturation ou à un remboursement du trop-perçu. Elle pourra donner lieu, lors de l’établissement des travaux d’inventaire, à la comptabilisation d’une facture non parvenue (FNP) ou, à l’inverse, d’un avoir à recevoir (AAR).
- au moyen d’une récupération ponctuelle en fonction des dépenses engagées
Les charges sont, dans cette hypothèse, récupérer en totalité au moment où les frais ont été réellement engagés par le propriétaire. Une facture doit être tenue à l’appui.
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