Exemple de comptabilité de caisse - Illustration et Guide Pratique
Comptabilité de la petite caisse
Comme tout autre type d’opération, vous devez enregistrer les opérations de petite caisse dans les livres comptables de votre petite entreprise.
Pour améliorer la façon dont vous gérez la comptabilité de la petite caisse, exigez un reçu de petite caisse pour chaque transaction. Et, créez un bordereau de petite caisse indiquant le montant, le nom de l’employé et la date à laquelle vous donnez de la petite caisse aux employés. Lorsque vous ou vos employés payez avec de la petite caisse, conservez le reçu et joignez le bordereau de petite caisse au reçu pour vos dossiers.
Pour la comptabilité de la petite caisse, vous devez créer un journal détaillant vos transactions. Et, vous devez enregistrer une entrée de journal de petite caisse lorsque vous mettez de l’argent dans le fonds de petite caisse et lorsque l’argent quitte le fonds. Envisagez d’enregistrer les transactions de petite caisse dans vos livres au moins une fois par mois.
Alors, comment fonctionne la comptabilité de la petite caisse?
Journal de la petite caisse
Créez un journal de la petite caisse qui détaille ce qui a été acheté, le montant de l’achat, la date d’achat, le compte touché (p. ex., compte de fournitures de bureau) et quel employé a reçu les fonds.
Voici un exemple de journal de la petite caisse:
Entrée de journal pour placer de l’argent dans le fonds de petite caisse
Lorsque votre caissier de petite caisse met de l’argent dans le fonds de petite caisse, il doit créer une entrée de journal dans vos livres. L’entrée doit indiquer une augmentation de votre compte de petite caisse et une diminution de votre compte de caisse. Pour le montrer, débitez votre compte de petite caisse et créditez votre compte de caisse.
Le format de votre livre de petite caisse doit être similaire à l’entrée suivante:
Créer un fonds de petite caisse
Les fonds de petite caisse sont des alternatives utiles à la rédaction de chèques ou à l’utilisation de votre carte de crédit professionnelle pour couvrir de petites dépenses. Les fonds de petite caisse servent à acheter des articles pour votre entreprise, à rembourser les employés qui ont acheté des articles d’entreprise ou à apporter des modifications.
Si vous décidez de créer un fonds de petite caisse, procédez comme suit pour simplifier vos responsabilités comptables en matière de petite caisse:
- Sélectionnez un dépositaire de la petite caisse et un caissier de la petite caisse
- Déterminez le montant du fonds de la petite caisse
- Déterminez à quels fonds de la petite caisse peuvent être utilisés
- Choisissez un montant maximum pour les demandes de petite caisse
Le dépositaire de la petite caisse est un employé responsable de la gestion de la petite caisse et de sa distribution aux employés. Le caissier de la petite caisse est quelqu’un (par exemple, vous ou un employé) qui met de l’argent dans la petite caisse quand elle devient trop basse et s’occupe de la comptabilité de la petite caisse. Vous devriez demander à des employés distincts d’assumer ces rôles pour décourager le vol d’employés.
Vous devez déterminer à quel montant le fonds de petite caisse est fixé. Certaines entreprises mettent 50 $ dans leur fonds de petite caisse tandis que d’autres mettent 250 $ — le montant de votre fonds dépend des besoins de votre entreprise.
Que peuvent acheter les employés avec des fonds de petite caisse? Vous devez définir des limites avant de distribuer la petite caisse. Par exemple, les employés ne peuvent pas utiliser la petite caisse pour s’acheter du café.
Enfin, vous devez choisir un montant maximum que les employés peuvent demander pour les transactions de petite caisse. Si l’employé doit dépenser plus que la limite de la demande de petite caisse, il peut utiliser la carte de crédit professionnelle.
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