La Comptabilisation d'une Soirée d'Entreprise - Guide Pratique
La rentabilisation de l’événement
Vous avez inscrit des dépenses dans un tableau en prévoyant une colonne recettes… Il fallait s’y attendre, nous allons maintenant essayer de rentabiliser l’événement.
Dans un premier temps, basez-vous sur votre tableur Excel dédié au budget et faites la liste de tous les postes qui peuvent faire l’objet d’un partenariat. Dans le cas de Marie, il y a la location de la salle, le petit-déjeuner, le photographe, les animations…
Ensuite, distinguez les partenariats financiers des partenariats nommés « échanges de visibilité». Dans le premier cas, Marie demandera par exemple, à une banque de lui octroyer la somme de 1 500 euros pour pouvoir régler une partie des frais de traiteur en échange du logo présent sur les supports de communication et d’un petit discours de la part du directeur de la banque avant l’apéritif. Dans le second cas, Marie apposera le logo du photographe sur les supports de communication en échange de la prestation.
Créez un dossier de partenariat avec les informations suivantes : nom, date et lieu de l’événement, l’objectif, la cible ainsi que ce que vous pouvez proposer à vos futurs partenaires. Si c’est un événement récurrent comme un salon professionnel par exemple qui existe depuis 5 ans, faites figurer le nombre de visiteurs, les retombées presse… Ces chiffres intéresseront beaucoup vos futurs partenaires. Il ne doit pas faire plus de 5 ou 6 pages et doit être agréable à lire.
Démarchez téléphoniquement vos partenaires avant de leur envoyer le dossier de partenariat. Cela vous permettra de l’envoyer aux personnes intéressées et dans le même temps, de pouvoir le personnaliser.
Enfin, réalisez un suivi en relançant vos partenaires et privilégiez les rendez-vous. Une rencontre humaine n’a pas de prix et vous ouvrira de nombreuses portes.
Comment budgéter une fête d’entreprise ?
Communiquer n’est pas chose aisée. C’est encore plus vrai dans un cadre professionnel. Pourtant, il faut créer et dynamiser l’image des entreprises. Organiser une réception pour un événement est toujours une bonne idée, à condition de bien s’y prendre. Que ce soit pour la sortie d’une nouvelle application web, l’aménagement dans de nouveaux locaux, les 5 ans de la société ou bien réunir des clients pour les remercier, tous les prétextes sont bons !
Qui dit événement, dit dépenses et pas des moindres : la création, l’envoi et la diffusion des invitations, la location d’un espace, le mobilier, le traiteur, la décoration, le photographe, les animations, la sono…, le cas échéant, la vente d’alcool, les questions de droits d’auteur des musiques diffusées, les actions de prévention, la sécurité, les assurances car vous êtes responsable de la sécurité des personnes qui y assisteront…
Il faut donc planifier tout cela. Bien que nous allions vous révéler quelques astuces pour créer de super événements dans un budget serré, il faut tenir les comptes pour ne pas faire exploser la facture. Croyez-moi, cela peut arriver très vite si vous n’êtes pas vigilent.
Jour J
Après plusieurs semaines, voire plusieurs mois d’organisation, le jour J est arrivé. Partagée entre le stress et l’excitation, Marie a très peu dormi les nuits précédentes.
Voici quelques conseils pour que votre événement se déroule au mieux :
Tout d’abord, organisez un dernier brief, 1 heure avant l’événement en présence de toute l’équipe. C’est l’occasion de donner les dernières instructions, de répondre à d’éventuelles interrogations et de favoriser la cohésion d’équipe. Ne lésinez pas sur les encouragements et soyez reconnaissant.
Malgré le stress et la fatigue, soyez souriant et accueillant avec vos invités. Il se peut que certains ne soient pas satisfaits : le cocktail ne leur plaît pas, ils estiment qu’il y a trop d’attente au niveau de l’accueil… Votre événement ne pourra pas plaire à tout le monde. Prenez les critiques avec le sourire et soyez à l’écoute des remarques de vos invités.
Enfin, montrez-vous disponible et calme : soyez joignable pour votre équipe qui fera appel à vous pour régler différentes problématiques. Ayez le sens des priorités pour gérer ces petits soucis qui seront tous « très urgents ». Relativisez avant tout !
Avec ou sans agence de Com’ ?
La question se pose si vous avez vraiment du temps à consacrer à votre événement et si celui-ci n’est pas trop complexe comme c’est le cas de de l’organisation de petits événements où l’agence de communication n’apportera pas un véritable plus, ou encore quand le budget dont dispose une entreprise est très limité et que cette dernière peut déléguer une personne à l’organisation de l’événement.
La question peut aussi se poser alors même que des sociétés ont leur propre service dédié à l’événementiel ce qui lui permet de maîtriser l’ensemble de la chaîne de production d’une manifestation interne ou externe. En effet, certaines de ces entreprises font néanmoins appel à des agences de communication car elles ont compris que c’est un gain de temps, de qualité et de créativité , le rôle du service événementiel résidant avant tout dans une gestion optimum de la relation intense entre l’auteur de l’événement et l’agence événementielle.
Faire appel à une agence permet :
a) d’avoir un interlocuteur privilégié, professionnel de l’événementiel qui peut répondre à toutes vos questions.
b) de gagner du temps. Une agence vous fait gagner du temps dans la préparation de votre événement et dans la recherche des différents prestataires grâce à son réseau. Certaines agences sont capables de créer un concept sur mesure pour l’événement.
c) de gérer au mieux le budget. Malgré les honoraires de l’agence, cette dernière saura négocier les meilleurs tarifs car elle connaît les prix du marché et a souvent des accords avec certains fournisseurs du fait du volume réalisé avec eux.
d) d’être le chef d’orchestre de votre événement. Une agence maîtrise les outils techniques et logistiques. Par conséquent, elle s’assure du respect des normes de sécurité. De plus, elle est capable de coordonner une multiplicité d’intervenants ou de prestataires dans les délais impartis. Elle a les moyens de produire : est capable d’assurer la mise en œuvre de la manifestation, quels que soient le type d’événement retenu et les publics concernés.
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