Comptabilisation des charges constatées d'avance - Comprendre et Appliquer

Caroline Soubils, Associée du cabinet Expert Innov, à propos de Libeo :

« J'ai vu un changement d'organisation drastique : mon propre reporting sort plus vite et de meilleure qualité. Au moins c'était clair : on va aider les gens à mieux payer. »

CCAs : un traitement comptable spécifique

La difficulté du traitement comptable des CCA tient au fait qu’elles couvrent plusieurs exercices. Ce faisant, elle va à l’encontre du principe comptable élémentaire d’indépendance des exercices, qui oblige à rattacher chaque charge et chaque produit à l’exercice auquel il se rapporte.

Les CCAs font donc l’objet d’un traitement comptable spécifique, afin d’être rattachés au compte de résultat correspondant :

Compte de résultat N. => Charge correspondant à N.
Compte de résultat N+1 => Charge correspondant à N+1

Les CCA sont comptabilisées lors de la clôture d’exercice comptable. Elles sont enregistrées à l’actif du bilan comptable, ce qui signifie qu’elles peuvent être récupérées ultérieurement pour autant qu’il existe une obligation légale de les payer et que l’entreprise n’ait pas l’intention de transférer les actifs ou de les amortir (par le biais d’un amortissement, d’une dépréciation, etc.).

Il s’agit d’enregistrer les différents types de charges constatées d’avance dans le bon numéro de compte :

Le compte 486 « Charges constatées d’avance » pour les achats de biens et de services à livrer/effectuer ultérieurement.
Le compte 487 « Produits constatés d’avance » pour les produits perçus ou comptabilisés avant l’exécution de la prestation/livraison.
Le compte 488 « Comptes de répartition périodique des charges et des produits » pour les charges et les produits dont le montant peut-être suffisamment connu d’avance pour être réparti en parts égales entre les périodes comptables de l’exercice.

Quelles sont les charges constatées d’avance ?

Une charge payée d’avance (CCA) est un montant qu’une entreprise paie à l’avance pour des biens ou des services qui bénéficieront à ses activités au cours d’exercices comptables futurs. Les charges constatées d’avance (en anglais prepaid expenses) portent le plus souvent sur des achats de biens/services payés et enregistrés en comptabilité, mais pas encore livrés/effectués. Par exemple :

Des marchandises achetées et comptabilisées en décembre, mais livrées en janvier de l’année suivante.
Des prestations de services payées et comptabilisées en 2021, mais dont on sait qu’elles ne seront pas réalisées avant 2022.
Une facture à cheval entre deux exercices (maintenance, honoraires)
Une facture couvrant une période s’étalant sur deux exercices (loyer).

C’est le mécanisme inverse de celui utilisé pour traiter les factures non parvenues (FNP). En comptabilité, la facture non parvenue désigne une facture correspondant à un bien/service livré/effectué, mais pour lequel l’entreprise cliente n’a pas reçu de facture lors de la clôture des comptes.

Foire aux questions

Quelle est la différence entre charges constatées d'avance et charges à payer ?

Les charges à payer et les charges constatées d'avance sont deux écritures comptables de régularisation. Mais les charges à payer sont assimilées à des dettes et comptabilisées au débit, tandis que les CCAs figurent au crédit du bilan comptable.

Autre différence : l'exercice comptable concerné. La charge à payer porte sur l'exercice comptable en cours, la CCA sur celui à venir. De plus, contrairement aux charges à payer, les charges constatées d'avance n'impactent pas la TVA.

Où se trouvent les charges constatées d'avance ?

Les charges constatées d'avance sont inscrites à l'actif du bilan comptable. On les retrouve aussi dans l'annexe du bilan, conformément aux directives prescrites par le code du Commerce.

Libeo, la solution de gestion
des dépenses pros

Automatisez vos règlements fournisseurs, contrôlez votre cash et optimisez enfin vos marges.

Essayer gratuitement