Avantages et inconvénients de la signature électronique
Qu’est-ce que la signature électronique ?
La signature électronique est un mécanisme permettant de garantir l'intégrité d'un document électronique et l'authentification de l'auteur pour s'assurer que l'acte ne puisse être remis en cause (on parle de non répudiation) , par analogie avec la signature manuscrite d'un document papier.
L’objectif majeur de la signature électronique est triple :
- garantir l'intégrité d'un document, c’est-à-dire s’assurer que le document n'a pas été altéré entre sa signature et sa consultation ,
- authentifier son auteur, c’est-à-dire s’assurer de l’identité de la personne signataire ,
- rapporter la preuve du consentement.
Pour cela, elle doit avoir les caractéristiques suivantes :
- authentique : l'identité du signataire doit pouvoir être retrouvée de manière certaine
- infalsifiable : une personne ne peut pas se faire passer pour un autre
- non réutilisable : la signature fait partie du document signé et ne peut être déplacée sur un autre document
- inaltérable : une fois que le document est signé, on ne peut plus le modifier
- irrévocable : la personne qui a signé ne peut le contester
- les contrats de travail ,
- les factures ,
- les bons de commande ,
- les mandats et les compromis de vente ,
- les devis ,
- les documents comptables ,
- les documents juridiques ,
- les actes notariés.
Quel niveau de signature faut-il utiliser pour les marchés publics ?
Dans le cadre des marchés publics (de l'appel d'offre à la facture), il est nécessaire, conformément à l’arrêté du 22 mars 2019 relatif à la signature électronique des contrats de la commande publique fixe les règles relatives à l’usage de la signature électronique dans les marchés publics, de recourir à une signature électronique avancée reposant sur un certificat qualifié (niveau 3) ou à la signature électronique qualifiée (niveau 4).
La signature électronique qualifiée (niveau 4)
Ce niveau de signature est le plus le plus robuste sur les plans technique et juridique. Ce type de signature nécessite et :
- l’acquisition d’un certificat de signature électronique : comme pour la signature électronique avancée reposant sur un certificat de signature électronique qualifié (niveau 3), afin que l'identité du signataire soit validée en amont (en physique ou à distance selon certaines conditions), et ce par une autorité de certification ou un prestataire de service de service de délivrance de certificat de signature électronique qualifié (au sens du règlement eIDAS) ,
- un dispositif qualifié de création de signature électronique (ou clé de signature) : Ce token physique (clé USB, carte à puce, smartphone…) certifiés par l’ANSSI ou une autre autorité européenne de sécurité et de défense des systèmes d'information , est délivré par uniquement à une personne physique. Une entreprise ne peut signer qu’au travers d’un représentant, une personne physique, dûment habilitée.
Selon le code civil, seule cette signature est l’équivalent de la signature manuscrite.
Plus lourde à mettre en œuvre et plus onéreuse, la signature qualifiée est généralement réservée aux documents pour lesquels l'authentification est fondamentale, par exemple, dans le cas de production d'actes notariés (notaires, huissiers…).
Quelle est sa valeur juridique ?
Sa valeur légale est réelle. Ainsi, un juge ne peut pas refuser une signature au seul motif qu’elle est électronique.
Selon l'article 1366 du Code civil : « L’écrit électronique a la même force probante que l’écrit sur support papier, sous réserve que puisse être dûment identifiée la personne dont il émane et qu’il soit établi et conservé dans des conditions de nature à en garantir l’intégrité. »
Mais tous les types de signature électronique ne disposent pas du même degré de force probante. Selon le niveau de signature électronique, le niveau de fiabilité de l’identité du signataire et le niveau de sécurité du dispositif de création de signature varient.
C'est ce que précise l' article 1367 du Code civil : « La signature nécessaire à la perfection d'un acte juridique identifie son auteur. Elle manifeste son consentement aux obligations qui découlent de cet acte. [. ] Lorsqu'elle est électronique, elle consiste en l'usage d'un procédé fiable d'identification garantissant son lien avec l'acte auquel elle s'attache. La fiabilité de ce procédé est présumée, jusqu'à preuve contraire, lorsque la signature électronique est créée, l'identité du signataire assurée et l'intégrité de l'acte garantie, dans des conditions fixées par décret en Conseil d’État. »
Ainsi, selon le décret n° 2017-1416 du 28 septembre 2017 relatif à la signature électronique, seul le niveau le plus élevé (la signature électronique qualifiée) bénéficie de la même valeur que la signature manuscrite.
A l’inverse, la signature électronique manuscrite (dessiné par le signataire ou l’insertion d’une image) et la signature scannée n’ont pas la même force probante dans la mesure où elles ne permettent pas d'identifier clairement son auteur ni de prouver son consentement aux obligations découlant de l'acte.
Quelle signature utiliser pour ses formalités réalisées via le guichet unique formalites.entreprises.gouv.fr ?
Le guichet unique de l’État pour faciliter les démarches des entreprises centralise 56 formulaires CERFA. Il permet de réaliser en ligne des déclarations obligatoires : immatriculation, changement administratif, dépôt des comptes annuels, cessation d’activité.
La formalité de création, par exemple, exige une signature électronique simple.
Pour les formalités de changement de situation, de dépôt des comptes annuels ou de cessation d’activité, l’utilisation d’une signature électronique dite qualifiée est nécessaire. La solution la plus simple est d'utiliser le service d'authentification gratuit, FranceConnect+ pour se connecter au guichet unique. Ce service permet de bénéficier du niveau de signature requis pour effectuer ces formalités.
En pratique, comment fonctionne la signature électronique avancée (niveau 2) ?
Pour signer numériquement un contrat de location ou même un achat immobilier et que cela ait une valeur légale, il faut passer par un tiers de confiance. Ces entreprises habilitées à effectuer des opérations de sécurité juridique d'authentification, de transmission et de stockage sont nombreuses. Si elles proposent chacune leur solution, plus ou moins élaborées ou faciles d’utilisation, leur fonctionnement est relativement similaire : la procédure ressemble un peu à un achat en ligne, avec une authentification par code secret via SMS. Le processus est le suivant.
Il existe de nombreux outils proposant la signature électronique et la gestion des transactions numériques.
Les solutions de signature électronique proposées par les activateurs France Num
Lex Persona, éditeur français met à disposition sa plateforme de signature électronique gratuite et accessible à tous, sans limite de durée ou de volume : Lex Community. Grâce à ce portail grand public, chacun peut signer et faire signer tout type de document en s’appuyant sur une signature électronique à valeur probatoire. L'outil intègre la solution d'authentification France Connect. Lex Persona s’engage à ne pas utiliser dans un but marketing ou commercial les données recueillies. En parallèle, l'entreprise propose Lex Enterprise, qui permet de déployer la signature électronique en cohérence avec leur système d'information.
La solution de signature électronique du français LiveConsent propose une offre basique très accessible et une version complète qui reste abordable. L'interface, simple, est facile d'utilisation. Une API permet de lier la solution à votre site internet, vos applications ou vos logiciels (par exemple pour vos devis et factures).
Yousign est une solution française de signature électronique à destination des TPE/PME. Yousign dispose de 3 niveaux de signature électronique : simple, avancée et qualifiée et propose une offre d’essai gratuite de 14 jours. Il est aussi possible de profiter de l'offre Yousign 100 % gratuite qui permet de bénéficier de 2 signatures de niveau simple par mois. L'éditeur propose aussi une offre spéciale pour signer des documents de modification ou de cessation d’entreprise via le Guichet unique de l’INPI
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